PENGELOLAAN ARSIP SURAT MASUK PADA SUB UMUM KEPEGAWAIAN DINAS PERPUSTAKAAN DAN ARSIP PEMERINTAH KABUPATEN JEMBER

Abstract

Berdasarkan kegiatan – kegiatan dan pengamatan secara langsung yang telah dilakukan pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Kabupaten Jember, terdapat beberapa hal yang dapat disimpulkan, yaitu: 1. Kegiatan Praktek Kerja Nyata Dilaksanakan sejak tanggal 08 Januari – 06 februari 2018, pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Kabupaten Jember, Kegiatan ini bertujuan untuk menerapkan teori yang telah diterima selama studi dengan praktek kerja yang sesungguhnya, khususnya dalam hal studi Kesekretariatan. Dalam Praktek Kerja Nyata ini dilakukan dengan cara membantu dan mengikui aktivitas kerja pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Kabupaten Jember. 2. Pengelolaan surat masuk, setiap surat yang diterima akan ditangani langsung oleh sub umum dan kepegawaian, surat yang masuk akan dicatat pada buku agenda surat masuk tertulis maupun pada Microsoft excel, kemudian diberikan lembar disposisi satu rangkap. Pemberian lembar disposisi dilakukan setelah surat dibaca dan dicatat pada buku agenda surat masuk, setelah itu surat akan didisposisi oleh Sekretaris Dinas dan Kepala Dinas. Setelah mendapatkan disposisi surat akan kembali lagi pada sub umum kepegawaian dan digandakan satu untuk diarsipkan dan satu lagi untuk diberikan kepada jabatan atau tujuan di dalam surat. 3. Penyimpanan arsip pada dinas perpustakaan dan arsip pemerintah kabupaten jember dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan arsip berdasarkan subjek atau pokok permasalahan. Penyusutan arsip dilakukan apabila sudah inaktif selama dua tahun di dinas perpustakaan serta tiga tahun di kantor unit kearsipan. Pada penyusutan arsip surat masuk akan diserahkan ke unit kearsipan yang disertai dengan Daftar Arsip yang diserahkan kepada unit kearsipan, dan dibuatkan berita acara tentang pemusnahan arsip.. 4. Permasalahan yang terjadi terkait dengan Pengelolaan Arsip Surat Masuk pada Dinas Perpusakaan dan Arsip Pemerintah Kabupaten Jember, merupakan permasalahan yang sering terjadi pada kegiatan kearsipan pada umumnya, seperti arsip yang hilang, kurang tempat penyimpanan dan lain – lain namun, permasalahan tersebut dapat teratasi apabila kita memberikan solusi yang lebih baik agar permasalahan tersebut dapat teratasi dan tidak terulang untuk tahun yang akan datang.