PELAKSANAAN PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA PT. JAMSOSTEK CABANG JEMBER

Abstract

Berdasarkan kegiatan-kegiatan dan pengamatan yang dilakukan secara langsung selama PKN pada JAMSOSTEK, maka dapat di ambil kesimpulan sebagai berikut : a. Menerima Surat Masuk Pelaksanaan pengurusan surat masuk di Jamsostek menggunakan azas sentralisasi organisasi yaitu satu pintu yang pada prinsipnya sama dengan penerimaan surat pada biro sekretariat perusahaan kantor pusat yaitu : 1. Surat masuk diterima oleh petugas TU yang ditunjuk 2. Petugas TU meneliti dan memeriksa kebenaran alamat yang dituju 3. Surat yang berciri rahasia tidak dibuka b. Pencatatan surat keluar Pelaksanaan pengurusan surat keluar di jamsostek harus melalui beberapa unit pengolah yang mana petugas harus mengagendakan surat keluar pada buku agenda surat keluar yang pada dasarnya mempunyai prinsip yang sama yaitu : 1. Sebelum surat ditanda tangani oleh direktur atau pimpinan pengolah harus diteliti lebih dahulu kebenaran surat (alamat surat, lampiran apabila ada) 2. Menyampaikan surat kepada urusan biro sekretariat perusahaan dalam keadaan tertutup untuk diproses 3. Setelah surat diproses maka surat segera dikirim sesuai dengan alamat yang dituju 4. Setelah surat dikirim surat yang tidak asli di file dan dijadikan arsip c. Mengarsip Surat atau Berkas Pada dasarnya penataan berkas disusun secara sistematis yang berpedoman pada klasifikasi arsip dan indeks. Adapun langkah penataan arsip meliputi : 1. Menentukan kode klasifikasi, indeks dan memasukkan arsip 2. Menata surat dan menata folder kedalam sekat