Pengelolaan Arsip Surat Masuk pada Bagian Kesekretariatan Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Kabupaten Jember

Abstract

Berdasarkan kegiatan – kegiatan dan pengamatan secara langsung yang telah dilakukan pada Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Kabupaten Jember, terdapat beberapa hal yang dapat disimpulkan, yaitu: 1. Kegiatan praktek kerja nyata dilaksanakan sejak tanggal 07 Januari – 15 Februari 2019, pada Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Kabupaten Jember, kegiatan ini bertujuan untuk menerapkan teori yang telah diterima selama studi dengan praktek kerja yang sesungguhnya, khususnya dalam hal studi Kesekretariatan. Dalam praktek kerja nyata ini dilakukan dengan cara membantu dan mengikui aktivitas kerja pada Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa. 2. Dalam mengagendakan surat masuk Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa masih menggunakan sistem manual yaitu dengan cara ditulis; 3. Pengelolaan surat masuk, setiap surat yang diterima akan ditangani langsung oleh Sekretariat, surat yang masuk akan dicatat pada buku agenda surat masuk tertulis, kemudian diberikan lembar disposisi satu rangkap. Pemberian lembar disposisi dilakukan setelah surat dibaca dan dicatat pada buku agenda surat masuk, setelah itu surat akan didisposisi oleh Sekretaris Dinas dan Kepala Dinas. Setelah mendapatkan disposisi surat akan kembali lagi pada sekretariat dan digandakan satu untuk diarsipkan dan satu lagi untuk diberikan kepada bidang atau tujuan pada surat. 4. Penyimpanan arsip pada Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Kabupaten Jember dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan arsip berdasarkan subjek atau pokok permasalahan. Pada Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa penyimpanan arsip menggunakan sistem penyimpanan kombinasi sentralisasi dan desentralisasi jadi untuk arsip per bidang ada pada bidangnya masing-masing tetapi khusus untuk arsip surat baik surat masuk atau surat keluar terdapat pada Sekretariat, jadi untuk surat yang menangani hanya Sekretariat. 68 69 5. Tata cara penyimpanan arsip pada Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa masih belum sesuai prosedur penyimpanan Ruang penyimpanan arsip masih bercampur dengan ruang kerja pegawai, Sehingga berpengaruh pada penemuan kembali arsip yang tidak cepat. 6. Permasalahan yang terjadi terkait dengan Pengelolaan Arsip Surat Masuk pada Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Kabupaten Jember, merupakan permasalahan yang sering terjadi pada kegiatan kearsipan pada umumnya, seperti arsip yang hilang, kurang tempat penyimpanan dan lain – lain namun, permasalahan tersebut dapat teratasi apabila kita memberikan solusi yang lebih baik agar permasalahan tersebut dapat teratasi dan tidak terulang untuk tahun yang akan datang.