PROSEDUR PEMBERIAN DANA HIBAH PADA DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KABUPTEN JEMBER

Abstract

Berdasarkan hasil Praktek Kerja Nyata yang dilakukan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Jember tentang dana hibah saya bisa menarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Jember adalah satuan kerja perangkat daerah yang harus berkoordinasi agar peyelenggaraan pemerintahan berjalan dengan baik. Ada beberapa sub bagian di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan yag memiliki fungsi dan tugas masingmasing. Bagian seketariat, bidang perpustakaan dan bidang kearsipan. Untuk pengurusan Dana Hibah, bagian seketariatan sub bagian umum dan kepegawaianlah yang memiliki wewenang utuk mengurus prosesnya. 2. Selama pelaksanaan Praktek Kerja Nyata di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan kabupaten Jember, penulis melaksanakan beberapa tugas – tugas yag diberikan oleh pihak lembaga, yang meliputi: a. Mengentri data untuk laporan realisasi anggaran tahun 2017 menggunkan microsoft word b. Membuat laporan berita acara rapat menggunakan microsoft word c. Melakukan pencatatan atas hadiah berupa buku dari IAIN, pencatatan dilakukan secara manual. d. Membantu bagain layanan untuk mengentri data peminjam baru, dan data peminjaman serta pengembalian buku. Pengentrian dilakukan secara komputerisasi e. Membantu bagian perpustakaan keliling f. Melakukan pencatatan atas buku – buku baru. Pencatatan dilakukan dengan Microsoft Excel g. Membuat laporan berita acara menggunakan microsoft word 3. Dalam pelaksanaan prosedur pemberian dana hibah dalam bentuk uang, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan kabupaten Jember selaku SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) hanya bertindak sebagai fasilitator dan monitoring. Untuk pelaksanaannya ada tiga tahapan prosedur yang dilakukan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, yaitu: a. Prosedur Pengajuan Dana Hibah Dalam prosedur pengajuan dana hibah, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Jember memverifikasi terlebih dahulu proposal yang dikirimkan oleh lembaga calon penerima hibah sebelum dilanjutkan kepada bupati untuk diproses. Jika proposal beserta berkas – berkasnya sudah lengkap maka akan dibuatkan surat rekomendasi dan akan dilanjutkan ke proses selanjutnya, namun jika tidak maka proposal akan dikembalikan kepada pihak lembaga calon penerima hibah. b. Prosedur Pencairan Dana Hibah dalam prosedur pencairan dana hibah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Jember memverifikasi terlebih dahulu kelengkapan berkas – berkas yang dikirimkan oleh pihak lembaga calon penerima hibah untuk pencairan. Jika sudah lengkap maka Dinas akan membuatkan Pakta Integritas dan NPHD (Naskah Perjanjian Hibah Daerah) yang kemudian akan dikirimkan kepada bupati untuk diproses. c. Prosedur Pertanggungjawaban Dana Hibah. Untuk prosedur pertanggung jawaban dana hibah, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Jember berkewajiban membuatkan RPJ (Rincian Pertanggung Jawaban) setelah mendapatkan SPJ (Surat Pertanggung Jawaban) dan LPJ (Laporan Pertanggung Jawaban) dari pihak lembaga penerima hibah. Jika dalam kurun waktu 14 hari lembaga penerima hibah tidak mengirimkan LPJ nya maka Dinas berhak mengirimkan surat teguran pertama, jika dalam kurun waktu 14 hari terhitung dari surat teguran pertama diterbitkan dan lembaga penerima hibah masih tidak memberikan laporannya maka akan diterbitkan surat teguran kedua. Jika kurun waktu 14 hari dari surat teguran kedua masih tidak ada respon maka Dinas akan melaporkannya kepada bupati dengan tembusan BPK-RI. 4. Dalam melasanakan prosedur pemberian dana hibah, di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Jember ada beberapa kelemahan diantaranya : a. Tidak adanya tim yang khusus untuk menangani masalah dana hibah. Sehingga ada beberapa pihak lembaga calon penerima hibah yang tidak memberikan laporan pertanggungjawabannya dikarenakan tidak adanya tim khusus untuk menyeleksi calon penerima hibah. Untuk itu untuk mengatasi masalah tersebut bisa dengan cara memperketat seleksi dan membentuk tim khusus untuk menyeleksi calon penerima hibah, sehingga Dinas Perpustakaan dan Kearsipan selaku fasilitator dan monitoring benar-benar yakin dengan kegiatan lembaga calon penerima hibah tersebut dan yakin bahwa lembaga tersebut berhak menerima besaran dana yang akan diberikan. b. Tidak adanya SOP tentang pemberian dana hibah di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Sehingga terjadinya kesalahan dalam menjaga konsistensi bisa saja terjadi. Untuk itu untuk mengatasi masalah tersebut bisa dengan cara membuat SOP tentang pemberian dana hibah seperti yang sudah penulis buat dalam Laporan Tugas Akhir ini pada halaman 45 sampai dengan 59.