Pelaksanaan Prosedur Penerimaan Tamu dan Keprotokolan Bidang Kesekretariatan di Dinas Pendidikan Kabupaten Probolinggo

Abstract

Aktivitas pelayanan tamu pada umumnya dilakukan di kantor. Tamu Kantor adalah seseorang atau kelompok orang yang datang mengunjungi suatu instansi atau perusahaan untuk kepentingan dinas, bisnis, atau pribadi. Menerima dan melayani tamu merupakan hal yang sering harus diterima oleh pimpinan, karena komunikasi secara tertulis seringkali perlu disertai dengan komunikasi secara lisan, baik menggunakan alat maupun tidak. Tata cara penerimaan tamu dalam suatu instansi, pada umumnya ada yang ditangani langsung oleh tiap bagian dan ada pula yang ditangani secara khusus. Walaupun dalam perusahaan itu ada penerimaan tamu secara khusus melalui resepsionis yang menerima semua tamu yang berkunjung pada perusahaan tersebut secara terpusat, tetapi setiap pegawai perlu memahami tata cara menerima dan melayani tamu serta bertamu. Karena kesan pertama bagi seorang tamu adalah pelayanan tamunya. Maka setiap tamu hendaknya diberi suatu pelayanan yang sebaik-baiknya. Penilaian tamu terhadap suatu instansi atau perusahaan ditentukan oleh pelayanan penerimaan tamu sehingga etiket penerimaan tamu memerlukan perhatian yang serius. Pelayanan penerimaan tamu terhadap suatu instansi agar terlaksanakan dengan baik maka dibutuhkannya prosedur penerimaan tamu dan keprotokolan. Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian suatu bidang tugas. Prosedur kerja yang dibuat dengan tepat dapat dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja yang tepat, sehingga bermanfaat baik bagi instansi maupun pihak yang berkepentingan. Rangkaian prosedur yang dimiliki oleh perusahaan sebagai panduan untuk mencapai suatu tujuan yaitu dilakukannya pembuatan rangkaian SOP (Standard Operating Procedure). Keprotokolan merupakan serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan yang meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang atau sekelompok orang. Sedangkan tamu kantor adalah seseorang atau sekelompok orang yang datang kesebuah perusahaan untuk kepentingan tertentu. Mengingat keadaan Dinas Pendidikan Kabupaten Probolinggo mengenai pelaksanaan prosedur penerimaan tamu dan keprotokolan terjadi penyimpangan dan tidak dilakukan sesuai SOP untuk terwujudnya suatu tujuan dan terciptanya kesan pertama yang di peroleh para tamu, diharapkan fungsi terlaksanakannya prosedur penerimaan tamu dan keprotokolan tersebut mampu menciptakan citra yang baik di kalangan masyarakat kepada Dinas Pendidikan Kabupaten Probolinggo. Berdasarkan penjelasan di atas, maka penulis tertarik untuk memilih judul “Pelaksanaan Prosedur Penerimaan Tamu dan Keprotokolan Bidang Kesekretariatan di Dinas Kabupaten Probolinggo