Peran Vendor dalam Event Nestle Golden Dairy Award 2021 Oleh PT. Inti Global 99 Malang

Abstract

Perkembangan bisnis di Indonesia saat ini sudah berkembang sangat pesat, sehingga gaya hidup masyarakat menjadi konsumtif dengan berkembangnya zaman, dan teknologi yang semakin canggih saat ini, masyakarat sangat cerdas dan semakin selektif dalam memilih suatu produk yang digunakannya dalam sehari - hari maupun sebagai barang koleksi. Dengan begitu, hal ini menutut setiap perusahaan untuk saling bersaing dalam dunia bisnis dengan menciptakan inovasi baru agar dapat berkembang dan tetap eksis dalam bidangnya. Suatu perusahaan dapat bertahan dan berkembang dalam bisnisnya karna adanya strategi pemasaran yang tepat dalam pengelolaannya sehingga tujuan utama dari perusahaan tersebut dapat tercapai. Adapun beberapa faktor yang membuat produk dari sebuah perusahaan memiliki branding image dimata konsumen, salah satunya peran dari jasa event organizer yang digunakan oleh perusahaan dalam mempromosikan produknya sebagai brand terbaik melalui event tahunan atau pameran sehingga dikenal oleh konsumen. Prinsip dan tujuan event organizer, untuk membantu customer atau client agar dapat menyelenggarakan acara yang telah direncanakan atau diinginkan. PT. Inti Global 99 telah berhasil menangani beberapa event dan membangun kepercayaan client terhadap hasil kinerja yang profesional dari PT. Inti Global 99. Salah satunya adalah PT. Nestle Kejayan Factory yang mempercayakan PT. Inti Global 99 untuk mengatur event Golden Diary Award yang diadakan rutin setiap tahunnya sebagai apresiasi para karyawan yang berprestasi di bidangnya. Event Golden Dairy Award 2021 kali ini diadakan di PT. Nestle Kejayan Factory, Pasuruan. Setiap tahunnya event Golden Diary Award memiliki konsep yang beragam seperti di tahun ini tema yang diambil adalah carnaval namun, konsep yang dijalankan sangat berbeda dari tahun – tahun sebelumya karena harus xi memenuhi syarat protokol kesehatan menurut Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor HK.01.07/MENKES/382/2020 tentang Protokol Kesehatan bagi Masyarakat di Tempat dan Fasilitas Umum dalam Rangka Pencegahan dan Pengendalian Corona Virus Disease 2019 (COVID-19). Di balik keberhasilan PT. Inti Global 99 dalam menyelenggarakan event tersebut tentunya ada pihak ke tiga atau yang biasa disebut vendor yang diajak bekerjasama, karena sebuah event organizer memerlukan persiapan yang matang untuk melaksanakan sebuah acara. Dalam proses kerja sama antara event organizer dengan vendor tentunya perlu adanya kontrak, berikut adalah tahapan – tahapan yang disampaikan oleh Bowdin (2003) antara lain: Intention, Merupakan tahapan penentuan tujuan, Pada tahapan ini PT. Global 99 mengutarakan ide atau rencana event dari klien PT. Nestle Kejayan Factory yang akan dilaksanakan kepada vendor yang dipilih. Jika pengenalan dan penawaran oleh vendor tersebut cocok maka pihak dari PT. Inti Global 99 melakukan proses negosiasi. Negotiation, Proses negosiasi dalam menentukan vendor saat pelaksanaan event sangatlah penting, karena pada dasarnya negosiasi tersebut adalah jalan menuju kesepakatan antara kedua belah pihak. Pada proses negosiasi ini vendor menjelaskan terkait spesifikasi harga barang, lalu pihak PT. Inti Global 99 menyampaiakan kepada pihak panitia pelaksana event Golden Dairy Award terkait harga penawaran dari vendor. Apabila dikata sepakat maka pihak vendor dan PT. Inti Global 99 melakukan proses kontrak dan menetukan pembagian profit dari pelaksanaan event Golden Dairy Award 2021 tersebut. Initial Acceptance, pada tahap ini pihak PT. Inti Global 99 menginstruksi beberapa hal terkait, pengiriman bahan atau barang pada waktu yang ditentukan, pembayaran yang disepakati oleh kedua pihak serta pertanggung jawaban atas adanya kendala yang tidak diinginkan. Agreement Onterm, adalah beberapa perjanjian yang disepakati oleh pihak PT. Inti Global 99 kepada vendor yang terkait seperti safety, ketepatan waktu saat loading in dan loading out dan attitude saat pelaksanaan event. Signing, setelah beberapa tahapan diatas telah di sepakati maka kedua belah pihak antara ketua MICE departemen PT. Inti Global 99 dengan vendor menandatangani kontrak yang telah disepkati. Pada prinsipnya, tugas yang harus diemban oleh vendor adalah memastikan seluruh kebutuhan barang atau jasanya sesuai dengan hasil kesepakatan, dengan begtiu sebisa mungkin vendor memenuhi permintaan perusahaan yang bekerjasama dengannya, memastikan produk yang disalurkan ke konsumen adalah produk berkualitas tinggi, memastikan produk bisa terkirim tepat waktu, dan memberikan pelayan terbaik serta harga yang bersaing.