Prosedur Pengelolaan Arsip Akta Kelahiran Dalam Bidang Pencatatan Sipil di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Jember

Abstract

Berdasarkan hasil kegiatan Praktek Kerja Nyata (PKN) yang dilaksanakan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Jember maka dapat diambil kesimpulan dari judul “Prosedur Pengelolaan Arsip Akta Kelahiran Dalam Bidang Pencatatan Sipil di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Jember” sebagai berikut: 1. Akta kelahiran merupakan dokumen penting yang harus disimpan secara baik dan benar bagi yang memiliki dan pihak instansi yang menyimpan arsipnya sesuai dengan Undang-Undang republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, menyadari pentingnya arsip sebagai ingatan dan sumber infomasi. 2. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil memiliki 2 (dua) jenis penyimpanan arsip yaitu penyimpanan arsip manual secara desentralisasi untuk volume arsip yang banyak , instansi yang besar dan ruang kantor yang terpisah-pisah. Tapi mudahnya berkas hilang dan rusak karena kurangnya perawatan yang tidak layaknya tempat penyimpanan arsip. Penyimpanan arsip elektronik (E-arsip) menggunakan web SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan). E-arsip merupakan solusi bagus untuk penyimpanan arsip karena sedikitnya ancaman arsip hilang atau rusak. Lebih cepat ditemukannya berkas saat dibutuhkan kembali. Arsip elektronik ini juga bisa sebagai penyimpanan cadangan ketika arsip manual sulit ditemukan atau rusak, dan arsip lama bisa dicari dengan mudah tanpa membuka-buka arsip manual yang sudah menumpuk berhari-hari sampai berbulan-bulan 3. Prosedur pengelolaan berkas yang terorganisir secara rapi mulai dari penerimaan berkas , penginputan data, verifikasi, pengarsipan secara elektronik, sampai akta siap cetak/diterbitkan. 4. Sistem penyimpanan arsip file akta kelahiran menggunakan nomor akta kelahiran berdasarkan kode urut nomor registrasi blanko akta kelahiran.