Penggunaan Sistem Aplikasi Manajemen Surat (Ams) Dalam Pengelolaan Korespondensi Pad Perusahaan Listrik Negara (Pln) (Persero) Unit Pelaksana Pelayanan Pelanggan (up3) Kabupaten Jember

Abstract

Pada PT PLN (Persero) UP3 Jember bagian yang menangani korespondensi berada pada sub bagian sekretariat umum UP3 Jember, dimana surat-surat masuk dari luar langsung diterima oleh sekretariat. Dalam pengelolaan korespondensi pada PT PLN (Persero) UP3 Jember menggunakan dengan Sistem Aplikasi Manajemen surat atau yang disingkat dengan AMS. Namun, AMS ini hanya digunakan dalam lingkungan PLN saja. Berdasarkan Praktek Kerja Nyata yang telah dilaksanakan pada PT PLN (Persero) UP3 Jember, maka dapat ditarik kesimpulannya sebagai berikut: a. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk Surat masuk pada PT PLN (Persero) UP3 Jember memiliki dua jenis yaitu, surat masuk via online dan surat masuk via offline. Surat masuk via online adalah surat elektronik yang diterima melalui aplikasi khusus surat atau email. Surat offline adalah surat manual yang diterima melalui kantor pos ataupun jasa kurir. 1) Pengelolaan Surat Masuk Online Tahapan pengelolaan surat masuk online yaitu mulai dari sekretaris membuka AMS, lalu sekretaris membuka surat pada inbox, setelah sekretaris membuka surat masuk selanjutnya yaitu sekretaris mendisposisikan surat masuk kepada yang dituju, setelah surat masuk didisposisikan lalu sekretaris melakukan pengarsipan surat masuk tersebut. 2) Pengelolaan Surat Masuk Offline Tahapan pengelolaan surat masuk offline yaitu mulai dari sekretaris menerima surat dari resepsionis, lalu sekretaris melakukan scanner pada surat masuk tersebut, setelah surat masuk telah discan tahap selanjutnya yaitu sekretaris melakukan penginputan surat masuk pada AMS, setelah surat masuk telah berhasil diinput selanjutnya yaitu sekretaris mendisposisikan surat masuk tersebut kepada yang dituju, lalu tahap terakhir yaitu sekretaris melakukan pengarsipan surat masuk tersebut, arsip disimpan di AMS dan juga pada lemari arsip.