Analisis dan Perbaikan Proses Bisnis menggunakan Metode Product-Based Design (Studi Kasus : Web Pengarsipan “Simarsip” Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Malang)

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis akar permasalahan dalam proses bisnis pengarsipan dokumen pada sistem SIMARSIP, serta merancang solusi perbaikan dengan pendekatan Root Cause Analysis (RCA) dan Product-Based Design. RCA digunakan untuk mengidentifikasi akar penyebab inefisiensi secara sistematis. Teknik yang digunakan meliputi Fishbone Diagram untuk mengelompokkan permasalahan berdasarkan kategori seperti manusia, metode, mesin, data, lingkungan, dan pengukuran, serta 5 Whys Analysis untuk menggali penyebab paling mendasar. Hasil analisis menunjukkan bahwa faktor penyebab utama inefisiensi meliputi kurangnya pelatihan pegawai, prosedur kerja yang tidak terdokumentasi dengan baik, serta keterbatasan teknologi sistem SIMARSIP. Setelah akar permasalahan diidentifikasi, dilakukan perancangan ulang proses bisnis menggunakan pendekatan Transformational & Product-Based Design. Pendekatan ini tidak hanya memperbaiki proses permukaan, tetapi merombak alur kerja secara menyeluruh dengan fokus pada produk akhir yaitu arsip digital yang valid, terstruktur, dan mudah diakses. Perancangan dilakukan dengan tahapan scoping, analysis, design, dan evaluation sesuai dengan konsep dari Marlon Dumas. Desain akhir divisualisasikan dalam bentuk Product-Based Process Tree dan dimodelkan menggunakan notasi BPMN di aplikasi Bizagi. Untuk mengukur efektivitas perbaikan, dilakukan simulasi terhadap proses bisnis As-Is dan To-Be menggunakan parameter nyata seperti jumlah pengguna, jumlah operator, waktu kerja, dan estimasi waktu aktivitas. Hasil simulasi menunjukkan bahwa perbaikan proses memberikan dampak signifikan, di antaranya adalah pada proses login diperbarui dengan menambahkan fitur registrasi akun mandiri sehingga pengguna tidak lagi bergantung pada pihak eksternal untuk pembuatan akun, yang sebelumnya menjadi kendala dalam akses sistem. Kemudian pemangkasan waktu siklus proses “Menambahkan Dokumen Baru” dari 38 menit menjadi 19 menit (efisiensi 50%), serta peningkatan efisiensi pada proses “Mencari Dokumen” antara jika dokumen tidak ditemukan sebesar 35% dan jika dokumen ditemukan sebesar 44%. Terdapat pengurangan jumlah petugas dari 5 menjadi 4 orang, distribusi beban kerja per karyawan justru mengalami peningkatan dari semula menangani 4 permohonan menjadi 5 permohonan per orang. Namun demikian, total waktu kerja per karyawan tetap menurun karena proses yang sebelumnya dilakukan secara manual kini didukung oleh digitalisasi dan otomatisasi. Penerapan sistem pencarian berbasis metadata, notifikasi otomatis, dan integrasi antarproses memungkinkan penyelesaian permohonan dengan waktu yang lebih singkat dan beban kerja yang lebih ringan. Efisiensi beban kerja ini tercatat hingga 30,6% pada kondisi dokumen ditemukan, dan 18,8% saat dokumen tidak ditemukan secara langsung di sistem. Perbaikan yang diusulkan juga mencakup digitalisasi formulir layanan, integrasi antara sistem portal pelayanan dan SIMARSIP, penambahan fitur pencarian berbasis metadata, serta dashboard pemantauan kinerja arsip. Rekomendasi tersebut diharapkan dapat meningkatkan akurasi, kecepatan layanan, dan transparansi proses bisnis pengarsipan. Kontribusi dari penelitian ini tidak hanya memberikan solusi konkret untuk Dispendukcapil Kota Malang, tetapi juga menjadi acuan metodologis dalam perbaikan proses bisnis di instansi pemerintahan lainnya yang menghadapi permasalahan serupa. Pendekatan kombinasi RCA dan Product-Based Design terbukti efektif dalam menggali akar masalah dan merancang solusi berbasis produk digital secara menyeluruh.