Protokol Notaris sebagai Arsip Negara dalam Perspektif Pelindungan Hukum

Abstract

Penelitian ini fokus membahas pengelolaan Protokol Notaris sebagai arsip negara yang terbengkalai sehingga merugikan masyarakat (penghadap) dan Notaris. Pelindungan hukum untuk masyarakat (penghadap) dan Notaris harus terpenuhi dengan perombakan sistem hukum penyimpanan dan pengelolaan Protokol Notaris yang belum terfasilitasi oleh pemerintah. Protokol Notaris dalam penelitian ini akan di kaji dengan peran dan kewenangan dari pemerintah serta Notaris, untuk mewujudkan cita – cita konstitusi dalam menjamin perolehan dan pengamanan informasi demi mengembangkan pribadi dan lingkungan sosial masyarakat sesuai Pasal 28 F. Penelitian ini mengangkat isu “Protokol Notaris sebagai arsip negara dalam perspektif pelindungan hukum”. Fokus isu yang diangkat dibahas dengan mengkaji yaitu pertama, urgensi penyimpanan dan pemeliharaan Protokol Notaris sebagai arsip negara, kedua, prinsip kepastian hukum pengaturan tentang penyimpanan dan pemeliharaan Protokol Notaris sebagai arsip negara, dan ketiga, pengaturan hukum kedepan Protokol Notaris sebagai arsip negara. Penelitian hukum normatif digunakan dalam menjawab isu pada penelitian ini, dengan didukung pendekatan perundang-undangan, konseptual, komparatif, dan historis. Penelitian ini menggali isu-isu berdasarkan aspek ontologis, epistimologis, dan aksiologis, serta dikaji dengan penguatan teori sistem hukum, tanggungjawab negara, kepastian hukum, kewenangan dan pelindungan hukum. Protokol Notaris telah terbengkalai sejak PJN tidak berlaku lagi di Indonesia. Protokol Notaris sebagai bukti hukum dan merupakan hak keperdataan rakyat, sukar diakses oleh masyarakat (penghadap) untuk pentingan hukumnya. Notaris yang pada hakikatnya seorang pencatat dan pejabat umum yang memproduk Protokol sebagai arsip negara, tidak terfasilitasi oleh pemerinah dalam hal penyimpanan dan pengelolan Protokol pasca Notaris berhenti dari jabatan Notaris. Terbengkalainya Protokol Notaris dikarenakan penyimpanan Protokol selalu dialihkan dari rekan Notaris yang satu ke rekan Notaris yang lain tanpa ada kejelasan sistem penyimpanan dan pengelolaanya. Pelindungan hukum atas kepentingan masyarakat (penghadap) dan rekan Notaris penerima Protokol, tidak terjamin dalam hal pengelolaan dan penyimpanan Protokol Notaris. Protokol Notaris sebagai arsip negara tidak memenuhi prinsip kepastian hukum dalam sistem penyelenggaraan kearsipan nasional, hal ini dikarenakan tidak harmoninya UUJN dan UU Arsip berkaitan konsep Protokol Notaris. Protokol Notaris tidak masuk dalam kriteria arsip negara sebagaimana UU Arsip. ANRI sebagai lembaga kearsipan ditingkat nasional tidak memiliki kewenangan berdasarkan UU Arsip untuk menyimpan Protokol, begitupula Kemenkum juga tidak mendapatkan penugasan oleh UUJN. Sistem penyelenggaraan kearsipan nasional gagal dalam memberikan kepastian hukum atas pengelolaan dan penyimpanan Protokol Notaris sebagai arsip negara. Pengaturan hukum kedepan pengelolaan Protokol, dengan cara mengubah beberapa pasal pada UUJN (Pasal 1, 16, 32, 57, 63, 70, 91), supaya pertanggung jawaban negara pada arsip negara berupa Protokol Notaris dapat terfasilitasi. Majelis Pengelola Protokol Notaris dibentuk dan difungsikan untuk mengelola fisik Protokol dari Notaris yang berhenti dari jabatannya dan mengelola Protokol Notaris Elektronik yang menggunakan fasilitas AHU online. MPPN dapat menerapkan jadwal retensi Protokol dan Protokol yang bernilai diserahkan untuk dipermanenkan pada ANRI. Penghadap akan lebih mudah mengakses salinaan akta untuk kedua kalinya dengan sistem Protokol Notaris Elektronik tanpa mencari Notaris Notaris pembuat akta yang telah berhenti atau masih menjabat dalam jabatan Notaris. Rekomendasi pada penelitian ini berfokus pada peranserta pemerintah melalui Kemenkum dan ANRI untuk memfasilitasi penyimpanan Protokol dengan perombakan sistem pengaturan Protokol Notaris pada UUJN. Bahwa Kemenkum sebagai manifestasi dari Negara dapat membentuk MPPN yang berwenang dalam melakukan penyimpanan dan pengelolaan Protokol dari Notaris yang berhenti dari jabatan Notaris, membuat jadwal retensi Protokol dan melaksanakan konsep Protokol Notaris Elektronik. Penyimpanan Protokol oleh ANRI dilaksanakan setelah melalui jadwal retensi Protokol, dan Protokol yang bernilai guna dapat dipermanenkan oleh ANRI untuk disimpan. Pengaturan hukum ke depan dapat diwujudkan dengan pengusulan rancangan UUJN yang diplopori oleh INI dan Kemenkum sehingga menjadi rancangan UUJN inisiasi dari pemerintah supaya dapat disahkan sebagai UUJN perubahan kedua.