Prosedur Pengelolaan Arsip Di Bagian Sekretariat Pada Dinas Pariwisata Dan Kebudayaan Kabupaten Jember

Abstract

Pekerjaan dan kegiatan di instansi atau organisasi memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data adalah arsip. Arsip dibutuhkan dalam kegiatan administrasi pada instansi negara maupun instansi swasta untuk membantu mencari kembali data dan dokumen yang sudah terjadi. Gie (1979) menyatakan bahwa arsip merupakan kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena dapat diperlukan kegunaannya suatu waktu. Menurut Basir (2000:2) arsip dapat diartikan sebagai pencatatan penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat atau warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar, baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non- pemerintahan dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan. Tanpa arsip, tidak mungkin seseorang dapat mengingat dokumen dengan lengkap atau catatan yang begitu kompleks. Pengelolaan arsip yang sistematis sangat diperlukan di dalam suatu instansi. Setiap instansi perlu melakukan pengelolaan arsip agar dapat memudahkan dalam mencari dokumen, karena arsip sendiri terdiri dalam jumlah yang sangat banyak. Sekertaris yang bertugas di bagian kearsipan pada lingkungan perkantoran tidak terlepas dari pelaksanaan kegiatan administrasi yang dilakukan oleh suatu instansi ataupun organisasi. Arsip tercipta akibat dari proses kegiatan administrasi yang dilaksanakan oleh suatu instansi ataupun organisasi. Sehingga perlu pengelolaan arsip yang maksimal agar arsip tetap terawat dan jika pada waktunya arsip sudah tidak diperlukan lagi (jadwal retensi) maka diadakan penyusutan dan pemusnahan supaya tidak terjadi penumpukan arsip.