PENGELOLAAN KORESPONDENSI PADA SUBBAGIAN TATA USAHA DI KANTOR IMIGRASI KELAS II JEMBER

Abstract

Korespondensi merupakan sebuah kegiatan surat-menyurat pada sebuah instansi atupun perusahaan. Kegiatan surat menyurat meliputi surat masuk dan surat keluar. Pada setiap instansi pasti memiliki bagian khusus yang menangani urusan korespondensi, seperti pada subbagian tata usaha yang ada di Kantor Imigrasi Kelas II Jember. Pada subbagian tata usaha Kantor Imigrasi Kelas II Jember membawahi 3 bagian urusan yaitu urusan kepegawaian, keuangan dan umum. Secara umum dalam pengelolaan korespondensi sudah sesuai dengan teori yang telah dijelaskan, namun dalam pengelolaan pada ketiga bagian urusan tersebut sedikit berbeda dengan pengelolaan yang ada di subbagian tata usaha, Sehingga dalam proses pengelolaanya memiliki cara sebagai berikut : 1. Pengelolaan Pada Subbagian Tata Usaha Di Kantor Imigrasi Kelas II Jember yaitu : a. Pengelolaan Surat Masuk Pengelolaan surat masuk menggunakan model pencatatan buku agenda dan lembar disposisi. Surat yang biasa diterima oleh Kantor Imigrasi Kelas II Jember yaitu surat resmi terkait keimigrasian. Tahapan pengelolaan surat masuk adalah penerimaan surat, penyortian, pencatatan, pendisposisian, pendistribusian, dan penyimpanan surat. b. Pengelolaan Surat Keluar Surat Keluar yang biasa dibuat oleh Kantor Imigrasi Kelas II Jember meliputi Surat Perjalanan Dinas (SPD), Telaah, Surat Pembatalan Dokumen Perjalanan Republik Indoensia, Nota Dinas, Sertifikat. Pengelolaan surat keluar secara umum meliputi pengkonsepan surat, pengetikan, pemeriksaan, pencatatan dan pengiriman surat. 2. Pengelolaan Korespondensi Pada Bagian Urusan Kepegawaian, Keuangan dan Umum yaitu : a. Pengelolaan surat masuk Ketiga bagian urusan tersebut dalam mengelola surat-menyurat hanya pada tahap penyimpanan surat. Hal ini dikarenakan surat masuk telah di proses terlebih dahulu pada subbagian tata usaha. Surat yang biasa diterima adalah suratsurat yang berkaitan dengan subyek permasalahan dari ketiga bagian tersebut, seperti surat mengenai pengankatan PNS pada urusan Kepegawaian, surat terkait laporan bulanan pada urusan keuangan, dan surat terkait perlengkapan pada urusan umum. Pada setiap bagian urusan melakukan penyimpanan surat dengan cara mengarsipkan surat berdasarkan sifat surat, seperti surat biasa, surat penting dan surat rahasia. b. Pengelolaan Surat Keluar Proses surat keluar yang dilakukan oleh ketiga bagian tesebut adalah hanya pada tahap pengkonsepan surat, pengetikan surat dan pemeriksaan surat. Surat yang perlu ditanggapi akan dikonsep dan diketik oleh Kepala urusan bagian masing-masing, selanjutnya surat ditunjukan kepada kepala subbagian tata usaha untuk diperiksa, setelah surat diperiksa kemudian diserahkan kepada penata usaha untuk diberikan nomor surat, kemudian penata usaha akan mencatat surat pada buku agenda dan mengirim surat sesuai dengan alamat yang dituju. Secara keseluruhan pelaksanaan korespondensi sudah berjalan dengan lancar, namun terdapat beberapa hal yang masih perlu diperbaiki seperti pada tahap penyimpanan surat. Penyimpanan surat yang kurang baik mengakibatkan sulitnya pencarian surat pada arsip, sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam penemuan surat. Oleh karena itu supaya penemuan surat pada arsip dapat ditemukan dengan mudah dan cepat, maka diperlukan membuat sistem baru dengan cara memakai sistem komputerisasi dalam melakukan penyimpanan surat.