Prosedur Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Sub Bagian Dokumen Pt Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi Ix Kabupaten Jember

Abstract

Di era globalisasi saat ini, perkembangan informasi dan teknologi mempermudah segala sesuatu pekerjaan dalam kehidupan sehari – hari maupun organisasi. Setiap organisasi dagang maupun jasa pastinya memerlukan kerjasama untuk memperlancar komunikasi atas segala kegiatannya baik untuk kegiatan internal maupun eksternal. Media komunikasi selain koran, radio, televisi, telepon dan sebagainya, surat menjadi salah satu pilihan saluran komunikasi. Surat merupakan alat komunikasi secara tertulis yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya baik bersifat perorangan, instansi atau organisasi. Informasi yang disampaikan dapat berupa permintaan, pemohonan, penawaran, pernyataan, laporan, pemikiran, sanggahan, kritikan dan sebagainya. Surat menjadi urat nadi dari suatu organisasi, apabila kegiatan surat menyurat hilang atau terhenti berarti organisasi tersebut juga ikut terhenti. Apabila suatu surat sudah mendapatkan jawaban atau balasan maka terjadilah hubungan surat menyurat atau disebut dengan korespondensi. Pada perkembangan terkini surat tidak lagi berbentuk lembaran kertas tetapi sudah tersedia dalam bentuk elektronik yang biasa disebut dengan electronic mail atau e-mail. Setiap surat masuk yang diterima dan surat keluar yang dikirim oleh suatu organisasi atau instansi mempunyai nilai yang sangat penting tidak hanya sebagai alat komunikasi tetapi juga sebagai pusat pengingat, sebagai bukti otentik dan sekaligus dapat menunjukkan kegiatan hidup suatu organisasi atau instansi. Dengan begitu diperlukan prosedur yang dapat mendukung untuk mengatasi surat menyurat dari surat masuk sampai surat keluar. Prosedur kerja bertujuan untuk mempermudah dan memperlancar kegiatan yang akan dilaksanakan. Prosedur kerja terdiri dari tahapan – tahapan yang berkesinambungan. Apabila ada tahapan yang terlewatkan maka pelaksanaan prosedur surat menyurat akan terjadi kegagalan prosedur.