Abstract:
1. Proses surat masuk di Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Jember
merupakan surat yang diterima dari instansi, nominasi, dan masyarakat yang
diserahkan kepada Ketua Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Jember
sedangkan surat keluar merupakan surat yang ditunjukkan kepada instansi, non
instansi dan masyarakat yang berasal pada bagian-bagian tertentu di Perusahaan
Daerah Air Minum Kabupaten Jember.
2. Proses pemindahan dan pemusnahan arsip di Perusahaan Daerah Air Minum
Kabupaten Jember pemindahannya dan pemusnahan dilakukan dari file(tempat
penyimpanan) aktif ke file inaktif dan dari file inaktif sesuatu kantor dikirim ke
Arsip Nasional untuk disimpan abadi sebagai arsip statis. Pemindahan dan
pemusnahan arsip di Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Jember
dilaksanakan menurut suatu jadwal tertentu yang disebut jadwal Retensi. Jadwal
Retensi adalah jadwal berisikan daftar umur-umur dari berbagai jenis arsip yang
disimpan pada file aktif dan file inaktif untuk keperluan pemindahan dan
pemusnahan arsip. Berdasarkan petunjuk Jadwal Retensi, petugas dapat
melaksanakan pemindahan dan pemusnahan arsip sesuai waktunya.
3. Proses pengawasan pemakaian arsip di Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten
Jember untuk pengawasannya sering kali arsip-arsip tersebut dikeluarkan dari
tempat penyimpanannya(file), bilamana arsip tersebut diperlukan untuk sesuatu
pemakaian. Surat-surat sering dikeluarkan dari almari arsip baik untuk keperluan
petugas, atasan, maupun unit kerja lain. Pengeluaran arsip dari file-nya dapat
terjadi karena peminjaman, pelayanan, dan efektivitas pengawasan arsip.
