PENGELOLAAN ARSIP DALAM BIDANG KESEKRETARIATAN PADA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KABUPATEN JEMBER

Abstract

Berdasarkan hasil Praktek Kerja Nyata Badan Kepegawaian Kabupaten Jember mengenai Pengelolaan Arsip Dalam Bidang Kesekretariatan Pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Jember, maka dapat disimpulkan sebagai berikut : 1. Mengarsip dokumen-dokumen pada Badan Kepegawaian Kabupaten Jember khususnya di bidang Peningkatan Kinerja dan Kesejahteraan Pegawai Negeri Sipil , diantaranya memilah berkas kasus perceraian dan pensiun, mengecek absen apel pagi Pegawai Negeri Sipil (PNS), menulis pajak pengeluaran dan pembuatan rekapitulasi daftar nama-nama Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang mendapat hukuman disiplin. Arsip tersebut dilaksanakan setiap harinya untuk menghindari penumpukan pekerjaan dan harus dikerjakan secara detail agar tidak terjadi kesalahan, karena dokumen tersebut bersifat penting dan rahasia. 2. Proses penataan arsip dan prosedur penataan arsip di Badan Kepegawaian Kabupaten Jember terdiri dari, memisahkan, meneliti, meyusun, dan menyimpan. Kemudian prosedur penyimpanannya adalah langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat yang terdiri dari 2 (dua) macam yaitu penyimpanan sementara (file pending) dan penyimpanan warkat yang sudah diproses (file tetap). Peralatan dan perlengkapan untuk menyimpan dan menata arsip pada Badan Kepegawaian Kabupaten Jember menggunakan peralatan arsip yang beraneka ragam jenis, maka perlu diadakan pemilihan yang cukup teliti agar penyusunan dan penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan baik sesuai kemampuan dan kebutuhan yang ada. Terdapat beberapa kriteria yang perlu dipertimbangkan sebelum memutuskan pemilihan peralatan yang akan digunakan yaitu biaya yang tersedia, besar ruangan yang dapat dimanfaatkan, jenis-jenis arsip yang akan disimpan, frekuensi penggunaan arsip, dan tingkat pengamanan terhadap arsip yang disimpan. Peralatan dan perlengkapan untuk 45 3. menyimpan dan penemuan kembali arsip di dilakukan secara manual yaitu dengan map ordner, tidak dibantu dengan tenaga listrik. Peralatan dan perlengkapan tersebut antra lain, perforator, Map ordner, Almari Arsip, dan komputer. 4. Proses pemindahan dan pemusnahan arsip tidak dilaksanakn di Badan Kepegawaian Kabupaten Jember. Akan tetapi proses tersebut seharusnya dilakukan karena terdapat keuntungan-keuntungan yang membantu permasalahan-permaslahan yang mungkin yang mungkin ada di instansi tersebut. Keuntungan dari adanya pemindahan dan pemusnahan arsip antara lain : 1. Penghematan penggunaan kantor; 2. penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan kearsipan; 3. tempat arsip yang agak longgar akan memudahkan petugas bekerja dalam pengarsipan. Pemusnahan Arsip Pemusnahan arsip dilakukan dengan cara dibakar,dicacah menggunakan mesin pencacah kertas,dilebur dengan menggunakan bahan kimia sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya. Sebagian Arsip yang ada di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Jember disimpan atau diletakkan di kantor pusat atau diklat di daerah Kaliwates Jember guna menghindari penumpukan di kantor tempat bekerja agar terlihat rapi dan bersih.