Proses Penyelenggaraan Event Oriflame Goes To Campus Institut Pariwisata Bali oleh Maximize Event Organizer Bali

Abstract

Bali merupakan salah satu destinasi wisata unggulan dunia dan juga menjadi pusat penyelenggaraan kegiatan industri MICE (Meeting, Incentive, Conference, Exhibition). Perkembangan industri MICE turut mendorong pertumbuhan jasa Event Organizer (EO) yang memiliki peran penting dalam merancang, mengorganisir, dan menjalankan acara agar berjalan dengan sukses. Salah satu Event Organizer yang ada di Bali yaitu, Maximize Event Organizer. Maximize Event Organizer telah berpengalaman dalam menangani berbagai jenis event, baik skala besar maupun skala kecil. Kesuksesan event tersebut tidak lepas dari proses penyelenggaraan yang melalui 3 tahapan yaitu, pra-event, on-event, hingga pasca-event, tahapan yang sistematis tersebut membuat client terus mempercayakan acara mereka kepada Maximize Event Organizer. Selama menjalani Praktik Kerja Nyata (PKN) di Maximize Event Organizer Bali, penulis ikut terlibat langsung dalam delapan penyelenggaraan event. Dari seluruh event tersebut, ada salah satu event yang dapat dikatakan sukses yaitu, event “Oriflame Goes to Campus” yang dilaksanakan di Institut Pariwisata Bali. Event ini menarik karena memadukan unsur edukasi, promosi produk, serta interaksi langsung dengan peserta. Selain memiliki konsep yang tersusun, penulis juga dilibatkan secara aktif dalam semua tahapan pelaksanaan event, mulai dari persiapan sebelum event (pra-event), pelaksanaan saat event (on-event), hingga setelah event (pasca-event). Proses penyelenggaraan event terbagi menjadi tiga tahap yaitu tahap pra-event yang meliputi pertemuan dengan client, penjabaran ide menjadi konsep, pembentukan tim dan job description, survei lokasi, budgeting, dealing, komunikasi dengan vendor, dan persiapan crew. Tahap on-event meliputi, tahap loading-in, gelar produk Oriflame, registrasi, acara dimulai, dan tahap pasca-event, meliputi rapat evaluasi dengan team internal dan loading-out barang.