Tugas Tim Registrasi Pada Event Forum Group Discussion PT. Pertamina Hulu Energi oleh PT. Element Sinergi Kreasindo

Abstract

PT. Element Event Organizer merupakan salah satu Event Organizer yang berlokasi di Malang dan dikenal sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa event MICE, Event Organizer, corporate gathering, dan Wedding Organizer. Laporan ini bertujuan untuk mendeskripsikan tugas tim registrasi pada PT. Element Sinergi Kreasindo mencakup tahap pra event, on event, dan pasca event. Penulis melakukan Praktik Kerja Nyata selama empat bulan di PT. Element Sinergi Kreasindo. Pengumpulan data pada tugas akhir ini yaitu dengan cara wawancara, observasi, studi pustaka, dan juga dokumentasi. Data yang digunakan adalah data kualitatif. Tim registrasi memegang peran penting dalam kelancaran acara, mulai dari pendataan peserta, proses check-in atau check-out hotel, hingga koordinasi dengan pihak client dan pihak pengelola hotel. Tanpa tim registrasi, acara berpotensi mengalami kendala seperti kesalahan data atau ketidakteraturan proses registrasi. Pada saat pra event tugas tim registrasi, yaitu tim registrasi mendampingi project manager dalam berkomunikasi dengan client dan pihak pengelola hotel, menyiapkan form registrasi kamar dan form registrasi meeting peserta, meeting internal dengan tim Element, mempersiapkan kebutuhan registrasi, berkoordinasi dengan tim transportasi, berkoordinasi dengan tim runner dan tim hotel. Pada saat on event tugas tim registrasi, yaitu mendata peserta dengan mengisi form registrasi pada saat event Forum Group Discussion PT. Pertamina Hulu Energi. Pada tahap terakhir, yaitu pada saat pasca event, tim registrasi mengikuti evaluasi dengan client, venue, dan tim internal Element EO untuk perbaikan event selanjutnya. PT. Element Sinergi Kreasindo disarankan untuk menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) tertulis yang jelas untuk setiap tim, khususnya tim registrasi.