Prinsip Kehati-Hatian yang Dilakukan Notaris dalam Penyimpanan Minuta Akta Notaris

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk mengkaji tentang Prinsip Kehati-Hatian Yang Dilakukan Notaris Dalam Penyimpanan Minuta Akta Notaris. Notaris merupakan pejabat umum yang berwenang untuk membuat minuta akta dan menyimpannya dalam bentuk protokol notaris. Notaris selama ini dalam melakukan penyimpanan akta secara hukum hanya disimpan dalam bentuk protokol notaris, belum adanya aturan yang secara jelas mengatur tata letak penyimpanan akta yang ada di kantor notaris secara aman dan terjaga kerahasiaannya. Selain itu Notaris harus bisa menjamin kepastian hukum dari para pihak yang melakukan perjanjian pembuatan akta dengan diberi salinan aktanya dan menyimpan minuta akta (akta asli) dengan aman. Notaris diharapkan dapat menerapkan prinsip kehati-hatian dengan akta yang dibuatnya, kewenangan, serta kewajiban yang dimiliki sebagai Notaris. Mengingat pentingnya Pasal 16 ayat (1) huruf b, yang merupakan kewajiban Notaris untuk membuat akta dan disimpan dalam Protokol Notaris. Sehingga menimbulkan beberapa rumusan masalah yaitu apa urgensi penyimpanan minuta akta notaris, bagaimana tanggung jawab notaris jika terjadi kerusakan dan kehilangan dalam penyimpanan minuta akta notaris, bagaimana konsep penyimpanan minuta akta notaris di masa yang akan datang sesuai prinsip kehati-hatian. Penelitian ini merupakan penelitian yuridis normatif dengan teknik pengumpulan dari kepustakaan yangterdiri dari bahan hukum primer dan sekunder. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa Urgensi dari penyimpanan minuta akta notaris bahwasannya memang belum di atur secara jelas dan tegas dalam undang-undang tentang bagaimana prosedur penyimpanan minuta akta yang benar dan aman. Dalam UUJN hanya mengatur pembuatan minuta akta dan menyimpannya sebagai bagian dari Protokol Notaris (Pasal 16 ayat (1) huruf b UUJN). Tapi walaupun tidak diatur bagaimana penyimpanan minuta akta yang benar, Notaris wajib menjaga minuta akta yang dibuatnya tersebut untuk menjaga kepercayaan dari para klien atau para pihak yang sedang melakukan perjanjian. Kewajiban lain kenapa penyimpanan minuta akta harus disimpan dengan baik, ialah untuk menjamin kepastian hukum dan perlindungan hukum bagi para pihak atau klien pada saat minuta akta dibutuhkan dalam Pengadilan nantinya. Notaris tersebut mempunyai tanggung jawab atas akta yang dibuatnya, karena nantinya apabila ada kesalahan dalam penulisan atau pembuatan akta maka notaris yang membuatnya atau yang diberi wewenang memegang protokol notaris akan dimintai pertanggung jawabannya. Disisi lain Tanggung Jawab Notaris jika terjadi kerusakan dan kehilangan dalam penyimpanan minuta akta Notaris. Seorang Notaris bahwasannya diwajibkan untuk membuat akta dalam bentuk minuta akta dan menyimpannya dalam bentuk Protokosl Notaris (Pasal 16 ayat (1) huruf b UUJN). Kenyataannya dalam penyimpanan minuta akta, sering kali mengalami suatu kendala yaitu seperti mengalami kerusakan dan kehilangan minuta akta yang disimpannya. Faktor rusak dan hilangnya minuta akta yang disimpan itu bisa dengan unsur di kelalaian atau bisa juga adanya keadaan memaksa (force majeure). Apabila faktor keadaan memaksa (force majeure) maka notaris tidak dimintai pertanggung jawaban, karena belum diatur secara khusus bagaimana prosedur atau tata cara penyimpanan minuta akta yang benar dan aman. Dan apabila faktor kelalaian dari notaris tersebut, maka akan di kenai sanksi, yaitu sanksi administratif dan sanksi tanggung gugat perdata. Menurut Notaris Rahmadi Halim yang bertempat di Lumajang, Notaris Rahmadi Halim dalam pengarsipan dokumen-dokumen seperti penyimpanan minuta akta dalam bentuk protokol notaris itu mengandalkan ilmu kearsipan yang sudah diterapkan dalam kedinasan seperti di kantor-kantor Pemerintah Daerah maupun Pemerintah Pusat saat ini. Dari sisi Konsep penyimpanan minuta akta yang berlandaskan prinsip kehati-hatian itu harus dimulai dari pejabat umum notaris sendiri karena dalam Undang-Undang Jabatan Notaris tidak diatur bagaimana tata cara dan konsep dalam penyimpanan minuta akta yang aman, supaya bisa meminimalisir adanya kerusakan dan kehilangan minuta akta notaris. Maka dari itu beberapa cara untuk menerapkan prinsip kehati-hatian dalam konsep penyimpanan minuta akta notaris yaitu seperti memasang alat pendeteksi kebakaran, menyimpan minuta akta di brankas besi, dan mensterilkan ruangan tempat untuk penyimpanan suatu protokol notaris yang didalamnya ada minuta akta notaris. Karena minuta akta itu ialah dokumen yang sangat berharga dan penting bagi para pihak atau para klien yang sedang melakukan perjanjian di kantor notaris dan mempercayakan pejabat umum notaris untuk menyimpannya dokumen minuta akta tersebut. Saran dalam penelitian yang Pertama, berharap kedepannya ada aturan tambahan dalam Undang-Undang Jabatan Notaris mengenai bagaimana tata cara penyimpanan dokumen-dokumen arsip negara milik notaris yang termasuk dalam protokol notaris khususnya penyimpanan minuta akta notaris. Supaya para pihak atau klien yang melakukan perjanjian di kantor notaris bisa terjamin kepastian hukumnya terhadap akta yang dibuat oleh pejabat umum notaris yang berwenang. Kedua, Aspek yang harus dibenahi ialah kepada Notaris untuk memperbaiki dalam penyimpanan dokumen-dokumen penting milik notaris termasuk di dalamnya minuta akta notaris. Supaya tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan diluar perkiraan manusia (keadaan memaksa), seperti rusak dan hilangnya minuta akta atau dokumen penting milik notaris. Agar klien dan para penghadap tidak merasa dirugikan lagi karena adanya kasus kerusakan atau hilangnya minuta akta yang diperjanjikan dan dibuat di kantor notaris bersangkutan. Ketiga, berusaha dengan mencari opsi lain untuk konsep penyimpanan minuta akta notaris seperti memasang alat pendeteksi kebakaran, menyimpan minuta akta di brankas besi, dan mensterilkan ruangan tempat untuk penyimpananannya. Supaya Notaris bisa meminimalisir kerusakan dan kehilangan dalam penyimpanan minuta akta yang dibuatnya.