Peran Sekretaris Dalam Manajemen Arsip Pada Pt. Perkebunan Nusantara X Kebun Ajong Gayasan Jember

Abstract

Kemajuan setiap bisnis membutuhkan pengorganisasian manajemen yang akurat. Dalam pengelolaan manajemen yang baik diperlukan tenaga yang terampil di dalam hal pengaturan kegiatan perusahaan sehingga perusahaan dapat maju dan berkembang sesuai harapan. Salah satu tenaga tersebut adalah seorang sekretaris. Sekretaris adalah seorang pembantu pimpinan yang bertugas menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat (korespondensi), menerima tamu, mengingatkan pimpinan tentang kewajibannya, serta melakukan tugas-tugas lainnya yang berkaitan dengan peningkatan efektivitas kerja pimpinan (M.Braum and Ramon c. Portugal, 1954). Sekretaris memiliki tugas yang beragam namun belum mengalami perkembangan, tugas sekretaris hanya bersifat khusus yaitu melayani pimpinan untuk pembuatan jadwal (schedule). Saat ini sekretaris sudah mengalami perkembangan mengenai tugasnya, adapun tugas-tugas sekretaris yakni meliputi kegiatan kearsipan; korespondensi; menerima tamu; mengatur jadwal; serta menerima telepon. Peran seorang sekretaris sangat penting dalam pencapaian tujuan yaitu efektivitas administrasi perkantoran. Peranan seorang sekretaris sangat berkaitan erat dengan kegiatan administrasi perkantoran, maka penting dilakukannya kegiatan Praktek Kerja Nyata di PT. Perkebunan Nusantara X Kebun Ajong Gayasan Jember untuk memahami secara langsung mengenai kegiatan seorang sekretaris dalam membantu permasalahan tentang pelaksanaan kegiatan perkantoran. Pelaksanaan kegiatan perkantoran yang dimaksud yaitu manajemen arsip. Manajemen arsip merupakan suatu prosedur yang disusun secara sistematik untuk mencapai kinerja organisasi yang efektif dan efisien mulai dari proses penciptaan, pengumpulan dan deskripsi hingga menjadi arsip sampai pada proses penyimpanan. Dari pengertian tersebut, betapa pentingnya manajemen arsip pada PT. Perkebunan Nusantara X Kebun Ajong Gayasan Jember guna menyelesaikan permasalahan yang timbul mengenai kegiatan manajemen kerasipan semakin hari semakin bertambah dan perlu penangan secara khusus. Sistem penataan arsip pada PT.