Sistem Penataan Arsip Pada Sub Bagian Dokumen Pt. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi Ix Jember

Abstract

Pelaksanaan PKN bertujuan untuk mengetahui secara langsung mengenai kegiatan administrasi sistem penataan arsip pada Sub Bagian Dokumen PT. KAI (Persero) Daop 9 Jember. Dari hasil pelaksanaan PKN pada Sub Bagian Dokumen PT. KAI (Persero) Daop 9 Jember dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: a. Penanganan surat masuk, meliputi penerimaan surat masuk yang diterima oleh Sub Bagian Dokumen untuk diberi nomor dan kode klasifikasi serta diarsip pada aplikasi RDS oleh Pelaksana Sub Bagian Dokumen. Selanjutnya dilakukan pendisposisian arsip oleh VP dan surat dapat didistribusikan kepada pihak yang bersangkutan. b. Pengarsipan surat keluar meliputi penerimaan surat keluar dan lembar A1 oleh Sub Bagian Dokumen dari pihak internal PT. KAI (Persero) Daop 9 Jember. Surat diberi nomor dan kode klasifikasi serta diarsip pada aplikasi RDS oleh Pelaksana Sub Bagian Dokumen. Selanjutnya surat keluar dapat dikembalikan kepada pihak yang bersangkutan yaitu bagian internal PT. KAI (Persero) Daop 9 Jember yang memberikan surat tersebut. c. Sistem penataan arsip pada Sub Bagian Dokumen ada dua macam yaitu secara tradisional dan elektronik. Penataan secara tradisional meliputi pengelompokkan arsip sesuai nomor dan kode klasifikasi untuk disimpan pada kotak arsip yang sudah diberi kode klasifikasi. Penataan secara elektronik meliputi entri data arsip pada RDS dan Ms. Excel.