PELAKSANAAN KEGIATAN KEARSIPAN DI PERUSAHAAN DAERAH AIR MINUM KABUPATEN JEMBER

Abstract

1. Proses surat masuk di Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Jember merupakan surat yang diterima dari instansi, nominasi, dan masyarakat yang diserahkan kepada Ketua Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Jember sedangkan surat keluar merupakan surat yang ditunjukkan kepada instansi, non instansi dan masyarakat yang berasal pada bagian-bagian tertentu di Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Jember. 2. Proses pemindahan dan pemusnahan arsip di Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Jember pemindahannya dan pemusnahan dilakukan dari file(tempat penyimpanan) aktif ke file inaktif dan dari file inaktif sesuatu kantor dikirim ke Arsip Nasional untuk disimpan abadi sebagai arsip statis. Pemindahan dan pemusnahan arsip di Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Jember dilaksanakan menurut suatu jadwal tertentu yang disebut jadwal Retensi. Jadwal Retensi adalah jadwal berisikan daftar umur-umur dari berbagai jenis arsip yang disimpan pada file aktif dan file inaktif untuk keperluan pemindahan dan pemusnahan arsip. Berdasarkan petunjuk Jadwal Retensi, petugas dapat melaksanakan pemindahan dan pemusnahan arsip sesuai waktunya. 3. Proses pengawasan pemakaian arsip di Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Jember untuk pengawasannya sering kali arsip-arsip tersebut dikeluarkan dari tempat penyimpanannya(file), bilamana arsip tersebut diperlukan untuk sesuatu pemakaian. Surat-surat sering dikeluarkan dari almari arsip baik untuk keperluan petugas, atasan, maupun unit kerja lain. Pengeluaran arsip dari file-nya dapat terjadi karena peminjaman, pelayanan, dan efektivitas pengawasan arsip.