PELAKSANAAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN PADA PT.JASA RAHARJA (PERSERO) PERWAKILAN JEMBER

Abstract

Berdasarkan hasil Praktek Kerja Nyata yang dilaksanakan pada PT. Jasa Raharja (Persero) Perwakilan Jember selama satu bulan, pemantauan serta penjelasan yang diberikan oleh pembimbing pelaksanaan Praktek Kerja Nyata pada PT. Jasa Raharja (Persero) Perwakilan Jember dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: a. Pengurusan dan pencatatan surat masuk dan surat keluar yaitu pada surat masuk, setelah surat diterima surat kemudian distempel pada daftar isi paket dan dibuatkan kartu disposi yang akan diserahkan kepada pimpinan untuk diperiksa. Pada surat keluar, membuat konsep surat terlebih dahulu, diberi nomor, surat di gandakan menjadi dua lembar kemudian diserahkan kepada pimpinan untuk mendapatkan persetujuan, setelah mendapat persetujuan dilampirkan daftar isi paket pada surat dan surat siap untuk dikirim. b. Penerimaan telepon pada PT. Jasa Raharja (Persero) dilakukan dengan sopan dan dengan nada yang halus. Pertama harus mengucapkan salam terlebih dahulu kemudian diteruskan dengan menyebutkan nama instansi. Dalam mengakhiri telepon tidak lupa untuk mengucapkan terimakasih. Penggunaan telepon keluar di awali dengan menekan angka 9 kemudian nomor tujuan. c. Pengiriman dokumen melalui faksimile dilakukan bila dokumen tersebut segera diperlukan oleh pihak yang berkepentingan. d. Pengarsipan surat, pengarsipan terdiri dari pengarsipan surat masuk dan

pengarsipan surat keluar. Pengarsipan surat masuk, pertama dilakukan pengecekan fisik surat, nomor surat, kemudian dilampirkan kartu disposisi yang sudah diperiksa oleh pimpinan, membuat kartu kendali warna pink di isi sesuai isi surat tersebut, setelah itu surat diarsipkan sesuai kode yang ada. Pengarsipan surat keluar, setelah surat diperiksa pimpinan kemudian surat yang terdapat stempel tembusan di buatkan kartu kendali warna putih, sebelah pinggir kanan surat di beri tulisan menggunakan pensil yaitu nomor dan uraian singkat surat, surat siap untuk di arsipkan sesuai kode.