Pelaksanaan Kegiatan Kearsipan pada PT.Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Bojonegoro

Abstract

Setiap pemecahan persoalan yang dilakukan manusia dalam kegiatan sehari-hari dikantor atau dirumah selalu menyangkut adanya fakta dan data atau informasi, kemudian baru bagaimana memprosesnya. Fakta dan data informasi ini kita dapati dalam kearsipan. Perkembangan teknologi diberbagai bidang dan kemajuan dari ilmu pengetahuan mengakibatkan pula perkembangan dan kemajuan dari teknik kearsipan. Salah satu faktor yang penting dan harus diperhatikan oleh suatu perusahaan dalam menghadapi persaingan dunia usaha yang semakin ketat adalah adanya kecermatan dan ketelitian dalam menjalankan usaha. Keanekaragaman bidang usaha yang dilakukan oleh suatu kantor menyebabkan semakin banyaknya surat-surat yang diterima maupun yang dikeluarkan. Penanganan surat-surat ataupun catatan-catatan yang dianggap penting perlu disimpan secara rapi dan tepat, sebab hal ini berhubungan dengan kelancaran dalam memproses masalah dalam kegiatan kearsipan. Pengurusan surat-surat atau data-data dapat dikerjakan dalam masing-masing bagian dan langsung dapat ditangani oleh bagian khusus yaitu bagian kearsipan. Peranan bidang kearsipan dalam suatu kantor sangat penting sekali, karena hal ini berhubungan dengan kegiatan perawatan, pemeliharaan surat, ataupun data yang dianggap penting agar terhindar dari bahaya kerusakan bila sewaktu-waktu diperlukan mudah diketemukan. Arsip dapat dirumuskan sebagai warkat-warkat dari suatu badan pemerintah atau swasta yang diputuskan sebagai dokumen berharga untuk diawetkan secara tetap, guna keperluan mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan (The Liang Gie, 217-218). Suatu kantor serin gkali tidak melakukan penataan arsip secara benar dan tepat hal ini dikarenakan tidak adanya tenaga khusus yang menangani 1 masalah kearsipan. Kegiatan kearsipan bukan merupakan kegiatan yang mudah tetapi memerlukan pelayanan yang serius, suatu kantor seringkah menyerahkan kegiatan kearsipan pada orang yang tidak mempunyai keahlian dalam bidang kearsipan, sehingga seringkah teijadi kesalahan-kesalahan yang dibuat, bahkan kesalahan ini juga dilakukan oleh masing-masing bagian yang tidak memberikan kode pada waktu data itu akan diarsipkan. Hal ini menghambat pencarian data atau informasi bila sewaktu-waktu dibutuhkan. Sebaiknya dalam penyelenggaraan kegiatan kearsipan perlu adanya tenaga khusus yang menangani masalah arsip serta juga dibutuhkan adanya kerjasama yang baik antara bagian arsip dengan bagian yang lainnya. Fungsi arsip mempunyai peranan yang khusus sebagai sumber keterangan dan pusat ingatan yang akan memudahkan kegiatan suatu instansi atau kantor. Mengingat fungsi arsip sebagai sumber keterangan dan pusat informasi yang sangat penting dalam suatu kantor atau instansi maka pemerintah mengeluarkan UU No. 7/1971 untuk membantu memecahkan masalah kearsipan yang teijadi. Arsip digunakan sebagai tumpuan ingatan dari segala macam kegiatan, dengan adanya penataan arsip secara baik dan teratur akan mempermudah untuk mencari warkat, dokumen, surat atau catatan-catatan penting yang digunakan sebagai sumber informasi dari instansi atau kantor tersebut. Kegiatan kearsipan merupakan hal penting dalam suatu kantor atau instansi maka dari itu penataan arsip yang teratur merupakan keberhasilan dalam menjalankan tugas pada suatu kantor atau instansi. 1.2 Tujuan dan Kegunaan Praktek Kerja Nyata 1.2.1 Tujuan Praktek Kerja Nyata 1. Untuk menghetahui secara langsung pelaksanaan kegiatan kearsipan yang dilaksanakan pada PT.Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Bojonegoro. 2. Untuk meningkatkan kemampuan dan menambah ketrampilan pada kegiatan kearsipan pada PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Bojonegoro. 2 1.2.2 Kegunaan Praktek Keja Nyata 1. Dapat menambah pengalaman yang nyata dalam bidang kearsipan, karena secara langsung dapat membantu tugas-tugas dari bagian kearsipan dari suatu instansi. 2. Untuk menerapkan teori yang telah diterima dengan melaksanakan praktek keija nyata dalam bidang kearsipan. 13 Obyek dan Jangka Waktu Pelaksanaan Praktek Keija Nyata 13.1 Obyek Kegiatan Praktek Kerja Nyata Obyek atau lokasi pelaksanaan Praktek Keija Nyata ini mengambil lokasi pada PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Bojonegoro yang diamati mengenai pelaksanaan kearsipan. 13.2 Jangka Waktu Pelaksanaan Praktek Kerja Nyata Didalam pelaksanaan Praktek Keija Nyata ini dilaksanakan 1 (bulan) jangka waktu tidaklah muntlak tetapi dapat diubah dalam artian, bila sudah mencapai minimum 144 jam atau lebih dari jam keija effektif sesuai jam kerja kantor, perusahaan atau instansi yang bersangkutan maka pelaksanaan Praktek Keija Nyata sudah dapat diakhiri.