Pemanfaatan Digitalisasi Dalam Penanganan Disposisi Surat di Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Tempat Pemeriksaan Imigrasi (Tpi) Surabaya

Abstract

Penanganan disposisi surat di Kantor Imigrasi Kelas I Khusus TPI Surabaya dilakukan menggunakan sistem digital. Perubahan tersebut terjadi karena perkembangan teknologi serta adanya pandemi, dimana ada sistem WFH dan WFO. Oleh karena itu diubahnya sistem penangangan disposisi surat dari manual menjadi digital dilaksanakan dengan harapan dalam melakukan kegiatan surat menyurat di Kantor Imigrasi Kelas I Khusus TPI Surabaya dapat berjalan lebih efektif,cepat dan maksimal sehingga dapat meningkatkan kepuasan masyarakat dalam mendapatkan pelayanan keimigrasian. Berikut merupakan prosedur pemanfaatan digitalisasi dalam penanganan disposisi surat keluar di Kantor Imigrasi Kelas I Khusus TPI Surabaya: a. Bidang atau seksi yang berkepentingan membuat draf surat dan dimasukkan ke sistem aplikasi digital kemenkumham b. Sekretaris Pribadi mengkoreksi surat dan menyetujui untuk didistribusikan ke Bidang Persuratan. c. Bidang persuratan menindak lanjuti surat(mendowload surat, memeriksa surat, memberi nomor surat, membubuhkan tanda tangan serta barcode penyetuju surat dan men-save-as surat serta diubah menjadi format pdf) d. Buka sistem aplikasi digital persuratan kemenkumham dan masukkan data serta file surat yang telah dikoreksi tadi. e. Selanjutnya Bidang Persuratan akan mendisposisikan surat tersebut sesuai dengan alamat(bidang) surat yang dituju. f. Arsipkan surat dengan cara membuka sistem aplikasi digital persuratan imigrasi dan memasukkan data surat lalu menyimpan data surat. Sedangkan prosedur pemanfaatan digitalisasi dalam penanganan disposisi surat masuk di Kantor Imigrasi Kelas I Khusus TPI Surabaya, antara lain