Prosedur Verifikasi Dokumen Administrasi Penerimaan Dan Pengeluaran Material Transformator PT PLN (PERSERO) UP3 JEMBER

Abstract

Kegiatan Praktik Kerja Nyata (PKN) ini dilaksanakan di PT PLN (Persero) UP3 Jember pada tanggal 02 Februari 2026 sampai dengan 02 April 2026. Laporan ini berjudul “Prosedur Verifikasi Dokumen Administrasi Penerimaan dan Pemakaian Material Transformator PT PLN (Persero) UP3 Jember”.Kegiatan utama selama PKN yaitu mempelajari serta terlibat dalam prosedur verifikasi dokumen pada administrasi penerimaan dan pengeluaran material transformator sesuai ketentuan perusahaan. Proses diawali dari pengiriman material oleh vendor atau pabrikan, kemudian dilanjutkan dengan penerimaan material di gudang melalui pemeriksaan fisik dan pencocokan dengan dokumen pengiriman. Selanjutnya dilakukan pencatatan penerimaan (good receipt) serta monitoring data yang direkap melalui Google Drive. Tahap berikutnya adalah penginputan data ke dalam sistem SCM Marketplace sebagai bagian dari pencatatan administrasi. Proses dilanjutkan dengan permohonan material melalui sistem SAP, reservasi material untuk pekerjaan, serta pemakaian material yang dicatat dalam sistem MIMS. Selain itu, dilakukan pembuatan bukti pemakaian material (TUG 9) dan penyusunan surat jalan sebagai dokumen administrasi pengeluaran material. Selain kegiatan utama tersebut, penulis juga mengikuti kegiatan tambahan berupa aktivasi material stand by di aplikasi MIMS, Melakukan pemetaan titik lokasi transformator bekas, dan pembuatan denah transformator bekas. Selama pelaksanaan PKN, terdapat beberapa kendala dalam proses administrasi material, di antaranya material yang sudah diterima namun belum dapat diproses dalam sistem karena dokumen kontrak belum tersedia. Selain itu, pada proses pengeluaran terdapat material yang belum dapat digunakan karena belum tercatat sebagai penerimaan, serta adanya perbedaan antara data stok dalam sistem dengan kondisi fisik di lapangan. Untuk mengatasi hal tersebut, diperlukan koordinasi antar bagian serta pengecekan dan penyesuaian data secara berkala agar administrasi material dapat berjalan lebih tertib dan akurat.