Implementasi Sistem Administrasi Persuratan dalam Menunjang Efektivitas Kerja pada Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Jember

Abstract

Administrasi persuratan merupakan salah satu kegiatan penting dalam mendukung kelancaran penyampaian informasi dan pelaksanaan pekerjaan dalam suatu organisasi. Sekretariat DPRD Kabupaten Jember sebagai unsur pendukung pelaksanaan tugas DPRD membutuhkan sistem administrasi persuratan yang teratur agar setiap surat dapat dikelola dan ditindaklanjuti secara efektif. Tugas akhir ini bertujuan untuk mengetahui implementasi sistem administrasi persuratan dalam menunjang efektivitas kerja pada Sekretariat DPRD Kabupaten Jember, khususnya pada pengelolaan surat di ruang Ketua DPRD. Metode yang digunakan dalam penyusunan tugas akhir ini adalah metode deskriptif dengan teknik pengumpulan data melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi selama pelaksanaan Praktik Kerja Nyata (PKN). Hasil pengamatan menunjukkan bahwa implementasi administrasi persuratan dilakukan melalui beberapa tahapan, yaitu menerima surat dari Bagian Umum, memeriksa kelengkapan informasi surat, melakukan pemindaian, menyimpan dokumen secara digital, mencatat metadata surat pada Google Spreadsheet, menyampaikan surat fisik kepada Ketua DPRD untuk diperiksa dan diberikan disposisi, serta melakukan pembaruan status dokumen setelah surat ditindaklanjuti. Penerapan pengelolaan surat secara digital melalui penyimpanan dokumen dan Google Spreadsheet membantu mempermudah pemantauan surat yang masih dalam proses maupun yang telah ditindaklanjuti. Namun, dalam pelaksanaannya masih terdapat beberapa kendala, seperti penumpukan surat ketika Ketua DPRD tidak berada di tempat, gangguan pada perangkat pemindai, serta kesulitan dalam menemukan kembali dokumen fisik tertentu. Dengan demikian, implementasi sistem administrasi persuratan telah membantu menunjang efektivitas kerja, meskipun masih diperlukan peningkatan dalam pengelolaan dokumen dan pemanfaatan sarana pendukung agar proses administrasi persuratan dapat berjalan lebih optimal.