Administrasi Surat Masuk dan Surat Keluar pada Dinas Komunikasi, Informatika, Statistik, dan Persandian Kabupaten Probolinggo

Abstract

Kegiatan Praktik Kerja Nyata (PKN) dilaksanakan di Dinas Komunikasi, Informatika, Statistik, dan Persandian Kabupaten Probolinggo selama periode 23 Februari sampai dengan 23 April 2026. Laporan ini berjudul “Administrasi Surat Masuk dan Surat Keluar pada Dinas Komunikasi, Informatika, Statistik, dan Persandian Kabupaten Probolinggo.” Kegiatan utama selama PKN meliputi pencatatan surat masuk dan surat keluar, pembuatan lembar disposisi, pendistribusian surat, penomoran surat keluar, serta pengarsipan dokumen persuratan. Selain kegiatan utama yang berkaitan dengan administrasi persuratan, terdapat pula kegiatan tambahan berupa penginputan administrasi kepegawaian, Pemindaian Dokumen, penyusunan laporan belanja bahan bakar minyak (BBM), perekapan data pembelian Produk UMKM, perekapan data penyumbang zakat fitrah, serta pendokumentasian kegiatan. Dalam pelaksanaannya, ditemukan beberapa kendala, antara lain kondisi arsip yang belum tertata secara optimal, keterbatasan fasilitas pemindai (scanner), kurangnya integrasi antara pengelolaan surat fisik dan digital melalui aplikasi SRIKANDI, serta serta pencatatan pada buku agenda surat masuk dan surat keluar yang kurang lengkap. Untuk mengatasi kendala tersebut, dilakukan beberapa upaya, seperti penataan ulang arsip sesuai kode klasifikasi, pemanfaatan fasilitas pemindai di bidang lain, serta peningkatan kesadaran mengenai pentingnya sinkronisasi pengelolaan surat fisik dan digital, serta pencatatan buku agenda secara lebih lengkap sesuai dengan ketentuan administrasi persuratan. Melalui kegiatan Praktik Kerja Nyata ini, diperoleh pengalaman praktis mengenai pelaksanaan administrasi persuratan dan pengelolaan arsip di lingkungan instansi pemerintah, sekaligus meningkatkan pemahaman mengenai pentingnya ketelitian, ketertiban administrasi, dan pemanfaatan teknologi dalam mendukung efektivitas kerja perkantoran.