Pengelolaan Arsip Aktif Pada Sub Bagian Keuangan Dinas Pendidikan Kabupaten Jember

Abstract

Kegiatan magang ini dilakukan di Dinas Pendidikan Kabupaten Jember pada tanggal 19 Februari 2024 sampai dengan tanggal 19 Mei 2024. Laporan magang ini berjudul Pengelolaan Arsip Aktif pada Sub Bagian Keuangan Dinas Pendidikan Kabupaten Jember, dimana aktivitas magang utama adalah melakukan pengelolaan arsip aktif yang dikelompokkan berdasarkan sub bagian dan bidang yang ada pada Dinas Pendidikan Kabupaten Jember dan pengelolaan arsip aktif yang dikelompokkan berdasarkan bulan untuk arsip Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D). Selain melakukan aktivitas utama magang yang sesuai dengan judul laporan, kegiatan magang lain yang dilakukan antara lain, membantu merekap surat masuk, meregistrasi surat tanda setor, membantu pelayanan dalam pengajuan perubahan gaji PNS (Pegawai Negeri Sipil) untuk berkala, surat keterangan pengabdian, surat keterangan jabatan fungsional, penambahan tunjangan keluarga, pencabutan tunjangan keluarga, dan Surat Keterangan Pemberhentian Pembayaran (SKPP) untuk mutasi antar kecamatan. Kendala yang ditemui selama melaksanakan kegiatan magang adalah pemeliharaan arsip yang kurang baik sehingga mengakibatkan ruangan arsip menjadi lembab, arsip rusak akibat, arsip rusak akibat serangga, dan ruangan arsip tidak dibersihkan secara rutin berjamur serta belum dilakukannya digitalisasi arsip. Maka dari itu perlu adanya upaya pencegahan agar ruangan arsip tidak lembab dengan menyalakan AC, menyemprotkan bahan kimia yang aman bagi bahan kertas untuk menghilangkan jamur, menyemprotkan bahan kimia untuk melindungi arsip dari serangan serangga, dan membuat jadwal rutin untuk membersihkan ruang arsip serta mendigitalisasikan arsip menggunakan Google Drive.