Pengelolaan Arsip Surat Masuk Pada Bagian Sekretariat Kantor Inspektorat Bondowoso

Abstract

Laporan ini disusun berdasarkan pelaksanaan Praktik Kerja Nyata (PKN) yang dilaksanakan di Kantor Inspektorat Kabupaten Bondowoso selama 2 bulan, dari 24 Februari hingga 24 April 2025 dengan jam kerja yaitu 08.00 - 16.00 WIB untuk hari Senin - kamis dan Pukul 08.00 - 16.30 WIB untuk hari Jumat. Fokus kegiatan terletak pada pengelolaan arsip surat masuk di bagian sekretariat, mencakup penerimaan, pencatatan, pembuatan disposisi, hingga pendistribusian surat ke bagian terkait sesuai arahan Inspektur. Selama pelaksanaan, penulis turut terlibat langsung dalam proses administrasi pengarsipan, mulai dari mencatat surat masuk secara manual di buku register, menyiapkan lembar disposisi, melakukan permintaan paraf, hingga memastikan surat terdistribusi dengan baik. Pengelolaan arsip ini memiliki peranan penting dalam mendukung kelancaran administrasi dan pengambilan keputusan. Namun, ditemukan beberapa permasalahan, antara lain sistem pengarsipan yang masih dilakukan secara manual serta proses digitalisasi dokumen yang belum optimal. Kondisi ini menyebabkan beberapa surat sulit ditemukan kembali saat dibutuhkan. Oleh karena itu, disarankan agar pengelolaan arsip diarahkan menuju digitalisasi penuh agar pencatatan, penyimpanan, dan pencarian dokumen dapat dilakukan dengan lebih cepat, akurat, dan efisien.