Sistem Akuntansi Pembelian Persediaan melalui ERP pada PT. Intidaya Dinamika Sejati Jember

Abstract

Aktivitas Praktik Kerja Nyata (PKN) ini bertujuan untuk mendeskripsikan alur prosedur operasional, mengidentifikasi dokumen transaksional, serta menganalisis efektivitas penerapan unsur pengendalian internal pada Sistem Akuntansi Pembelian Persediaan berbasis Enterprise Resource Planning (ERP) di PT Intidaya Dinamika Sejati Jember. Penelitian ini menggunakan metode analisis deskriptif kualitatif dengan teknik pengumpulan data berupa wawancara semi-terarah, observasi partisipatif pada bagian Account Payable (AP) divisi Finance, Accounting, and Tax (FAT), serta dokumentasi arsip digital maupun fisik sistem. Hasil penelitian menunjukkan bahwa integrasi siklus pengadaan persediaan mulai dari Material Request, Purchase Order, Purchase Receipt, Purchase Invoice, hingga Payment Entry telah membentuk tata kelola dokumentasi yang kuat dan menghasilkan audit trail digital yang sah. Meskipun demikian, ditemukan kendala pengendalian internal berupa bottleneck administrasi akibat lambatnya proses otorisasi manajerial (information overload) serta time lag penginputan Purchase Receipt oleh bagian gudang, di mana 96% siklus transaksi mengalami keterlambatan (overdue). Hambatan penguncian dokumen tersebut menimbulkan disparitas arus data kas digital yang memicu timbulnya fenomena "Defisit Semu" pada Laporan Pertanggungjawaban kas mingguan. Gara-gara catatan di komputer terlambat di-input, manajemen dapat salah sangka mengenai kondisi likuiditas keuangan perusahaan dan keliru mengambil keputusan strategis operasional. Untuk memitigasi risiko tersebut, direkomendasikan perbaikan tata kelola berupa penegasan pemisahan fungsi melalui diagram alur (flowchart) baru, penerapan Service Level Agreement (SLA) input data gudang maksimal 1x24 jam, sistem otorisasi eksekutif berbasis Batch Approval berjadwal, serta implementasi kustomisasi (custom) modul Purchase Advance (Kasbon Gantung) pada aplikasi ERP perusahaan.