Prosedur Sistem Arsip Digital dalam Pengelolaan Dokumen Kegiatan pada Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan pada Pemerintah Daerah Kabupaten Jember

Abstract

Kegiatan Praktik Kerja Nyata (PKN) ini dilaksanakan pada Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Pemerintah Daerah Kabupaten Jember mulai tanggal 23 Februari 2026 sampai dengan 30 April 2026. Laporan PKN ini berjudul Prosedur Sistem Arsip Digital dalam Pengelolaan Dokumen Kegiatan pada Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Pemerintah Daerah Kabupaten Jember, dengan fokus kegiatan pada proses pengelolaan arsip digital dokumen kegiatan pimpinan. Kegiatan utama yang dilakukan selama PKN meliputi penciptaan dokumen kegiatan, penerimaan dokumen dari pihak internal maupun eksternal, pengolahan dokumen melalui kegiatan editing, penamaan file dan scanning dokumen, penyimpanan arsip digital serta proses penemuan Kembali arsip Ketika dibutuhkan. Dokumen yang dikelola antara lain nota dinas, SPDD, surat undangan dan laporan kegiatan pimpinan. Selain kegitan utama tersebut, kegiatan tambahan yang dilakukan yaitu menyusun notulen rapat dan kunjungan kerja ke desa desa dalam kegiatan Bunga Desa Bersama tim Protokol dan Komunikasi Pimpinan Selama pelaksanaan PKN ditemukan beberapa kendala dalam pengelolaan arsip digital, yaitu belum adanya penanggung jawab uatam dalam pengelolaan arsip digital pada dokumen laporan kegiatan pimpinan, kesulitan dalam penemuan Kembali arsip karena dokumen masih tersimpan secara perorangan, belum adanya system backup arsip digital yang tersetruktut, serta arsip yang tersedia belum lengkap karena belum terdapat mekanisme pengumpulan arsip secara rutin dan teroganisir. Oleh karena itu diperlukan beberapa upaya perbaikan, antara lain menetapkan penanggung jawab khusus dalam pengelolaan arsip digital, menerapkan system penyimpanan arsip yang terpusat, membuat system backup arsip digital secara berkala dan tersetruktur, serta menyusun mekanisme pengumpulan arsip yang rutin dan didukung oleh prosedur kerja yang jelas. Dengan adanya penerapan upaya tersebut, diharapkan pengelolaan arsip digital pada Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Pemerintah Daerah Kabupaten Jember dapat berjalan lebih efektiif, terorganisir, dan mampu mendukung kebutuhan administrasi serta penyediaan informasi kegiatan pimpinan secara optimal.