Prosedur Sistem Pelayanan Online Menggunakan Whatsapp Bot pada Bidang Linjamsos Dinsos PPPA Kabupaten Jember

Abstract

Pelayanan publik yang efektif dan efisien merupakan salah satu faktor penting dalam meningkatkan kualitas layanan kepada masyarakat. Pada Bidang Perlindungan dan Jaminan Sosial (Linjamsos) Dinas Sosial, Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak (Dinsos PPPA) Kabupaten Jember, pelayanan online melalui media WhatsApp masih dilakukan secara manual sehingga proses pelayanan belum berjalan secara optimal. Kondisi tersebut menyebabkan petugas harus membalas setiap pesan secara berurutan satu per satu, hal tersebut juga dapat meningkatkan beban kerja, serta berpotensi memperlambat penyampaian informasi kepada masyarakat.

Praktik Kerja Nyata (PKN) ini bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan pelayanan pada Bidang Linjamsos serta mengidentifikasi permasalahan dan solusi melalui perancangan prosedur sistem pelayanan online menggunakan WhatsApp Bot. Penulis secara langsung berpartisipasi dalam kegiatan pelayanan, serta dokumentasi selama pelaksanaan magang. Berdasarkan hasil kegiatan, disusun rancangan prosedur pelayanan online yang meliputi tahapan pengiriman pesan oleh pengguna, penerimaan pesan oleh sistem chatbot, pemilihan menu layanan, pemberian respons secara otomatis atau melalui petugas layanan, hingga penyampaian informasi kepada pengguna serta pengakhiran pesan dari sistem chatbot.

Rancangan prosedur sistem pelayanan online menggunakan WhatsApp Bot diharapkan dapat mendukung digitalisasi pelayanan publik dengan meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan, memberikan respons secara real time selama 24 jam, mengurangi pertanyaan berulang yang harus ditangani petugas, serta membantu menjaga konsistensi penyampaian informasi kepada masyarakat. Dengan demikian, kualitas pelayanan publik pada Bidang Linjamsos Dinsos PPPA Kabupaten Jember dapat ditingkatkan secara lebih optimal.