Digitalisasi Surat Menyurat Menggunakan Aplikasi Srikandi pada LPP RRI Jember

Abstract

Kegiatan magang ini dilakukan di LPP RRI Jember sejak tanggal 19 Februari 2024 sampai dengan tanggal 19 Juni 2024. Laporan magang ini berjudul Digitalisasi Surat Menyurat Menggunakan Aplikasi Srikandi pada LPP RRI Jember, dimana aktivitas magang utama adalah melakukan pengelolaan surat menyurat berupa mengagendakan surat masuk dan surat keluar, mendisposisikan surat, mendistribusikan surat, memberi nomor pada surat keluar, menscan surat atau dokumen, menggandakan surat, mengarsipkan surat, penggunaan buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar, buku ekspedisi serta lembar disposisi. Selain melakukan aktivitas utama magang yang sesuai dengan judul laporan, kegiatan magang lain yang dilakukan antara lain, membantu melayani kebutuhan pimpinan, pegawai, maupun klien, membuat identitas kantor pada pengiriman paket melalui Pos, mencatat pengiriman barang melalui Pos di buku ekspedi Pos, membantu mengelola data kepegawaian seperti mendata nama pegawai dan NPWP pegawai, mempersiapkan kebutuhan sebelum dan sesudah acara seperti menyiapkan souvenir untuk acara perlombaan PTQ LPP RRI Jember, melakukan dokumentasi, serta membantu dalam penyelenggaraan rapat. Beberapa kendala yang ditemui selama melaksanakan kegiatan magang adalah surat menyurat yang berbasis digital masih sering mengalami maintenance atau perbaikan dalam operasionalnya. Maka dari itu, penerimaan dan pengiriman surat masih diperlukan secara konvensional, contohnya melalui Pos. Selain itu, untuk mencegah kehilangan data atau dokumen, bidang sekretariat perlu mengarsipnya secara konvensional dengan cara dicatat dan discan sebagai arsip.