Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Bidang Politik dalam Negeri Bakesbangpol Kabupaten Jember

Abstract

Kegiatan Magang atau Praktik Kerja Nyata dilaksanakan di Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kabupaten Jember pada tanggal 23 Februari 2026 sampai dengan tanggal 30 April 2026. Laporan Praktik Kerja Nyata ini memiliki Judul “Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Bidang Politik Dalam Negeri Bakesbangpol Kabupaten Jember”, dimana aktivitas magang Utama yang dilakukan adalah mengenai pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Bidang Politk Dalam Negeri di Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kabupaten Jember. Selain melakukan kegiatan utama dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar, aktivitas magang tambahan lainnya yang dilakukan di Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kabupaten Jember diantaranya adalah menjadi penanggung jawab operator dan dokumentasi acara, membuat draft SOP pencairan bantuan keuangan partai poitik, memverifikasi surat rekomendasi penelitian melalui J-Krep, Melayani konsultasi pengajuan surat rekomendasi penelitian, dan membuat serta merevisi laporan pertanggungjawaban (LPJ). Kendala yang ditemukan selama melaksanakan aktivitas Praktik Kerja Nyata terkait prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Bidang Politik Dalam Negeri Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kabupaten Jember adalah pencatatan surat masuk pada buku agenda atau buku registrasi pada bagian Pelayanan dan Bidang Politik Dalam Negeri berbeda. Perbedaannya adalah pada bagian Pelayanan sudah menggunakan aplikasi digital berupa Microsoft Excel, sedangkan di Bidang Politik Dalam Negeri masih menggunakan buku manual. Kendala lainnya adalah kurangnya staf atau pegawai pada Bidang Politik dalam Negeri khususnya yang memiliki kompetensi pada bidang kearsipan sehingga menyebabkan pengelolaan surat tidak selalu berjalan dengan optimal. Selain itu, kuranya fasilitas pemindai dan printer juga menyebabkan terhambatnya proses administrasi, khususnya pada proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Bidang Politik Dalam Negeri Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kabupaten Jember.