Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Resmi Ormawa Fakultas Ilmu Budaya Universitas Jember (Kajian Kebenaran dan Kesalahan Bahasa)

Abstract

Bahasa Indonesia memiliki peran penting sebagai sarana komunikasi resmi dalam berbagai kegiatan administrasi, termasuk dalam penyusunan surat resmi organisasi mahasiswa. Surat resmi tidak hanya berfungsi sebagai media penyampaian informasi, tetapi juga mencerminkan profesionalitas dan kredibilitas organisasi yang menerbitkannya. Namun, dalam praktiknya masih ditemukan berbagai kesalahan penggunaan bahasa Indonesia dalam surat resmi yang dikeluarkan oleh organisasi mahasiswa. Kesalahan tersebut meliputi aspek ejaan, diksi, dan struktur kalimat yang dapat memengaruhi kejelasan serta efektivitas penyampaian informasi. Oleh karena itu, penelitian ini dilakukan untuk mendeskripsikan penggunaan bahasa Indonesia dalam surat resmi ormawa di Fakultas Ilmu Budaya Universitas Jember serta mengidentifikasi faktor-faktor yang menyebabkan penggunaan bahasa Indonesia, baik yang benar maupun yang salah. Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif. Data penelitian berupa penggunaan bahasa Indonesia dalam surat resmi ormawa di Fakultas Ilmu Budaya Universitas Jember yang meliputi aspek ejaan, diksi, struktur kalimat, dan kesesuaian unsur-unsur surat resmi. Selain itu, data penelitian juga diperoleh dari hasil wawancara dengan sekretaris organisasi sebagai pihak yang bertanggung jawab dalam penyusunan surat resmi. Sumber data penelitian berupa dokumen surat resmi ormawa serta hasil wawancara dengan sekretaris organisasi periode 2025. Pengumpulan data dilakukan menggunakan metode simak dengan teknik Simak Bebas Libat Cakap (SBLC) dan metode cakap melalui wawancara langsung. Analisis data menggunakan metode agih dengan teknik dasar Bagi Unsur Langsung (BUL) serta teknik lanjutan berupa teknik lesap, ganti, perluas, sisip, dan ubah ujud. Hasil analisis data disajikan secara informal dalam bentuk uraian deskriptif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penggunaan bahasa Indonesia dalam surat resmi ormawa Fakultas Ilmu Budaya Universitas Jember masih didominasi oleh penggunaan bahasa yang tidak sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar. Kesalahan ditemukan pada hampir seluruh unsur surat resmi, mulai dari kepala surat, tanggal surat, nomor surat, lampiran, hal, alamat tujuan, salam pembuka, isi surat, salam penutup, dan pengirim surat. Bentuk kesalahan yang ditemukan meliputi kesalahan ejaan, diksi, dan struktur kalimat. Kesalahan ejaan merupakan jenis kesalahan yang paling dominan, terutama pada penggunaan huruf kapital, tanda baca, singkatan, dan penulisan kata baku. Selain itu, ditemukan pula penggunaan diksi yang kurang tepat serta struktur kalimat yang kurang efektif sehingga tidak sesuai dengan karakteristik bahasa surat resmi. Meskipun demikian, masih ditemukan beberapa penggunaan bahasa yang benar pada sejumlah unsur surat dan pemilihan kata yang telah memenuhi kaidah bahasa Indonesia dalam surat resmi. Penelitian ini juga menemukan bahwa penggunaan bahasa Indonesia yang benar dipengaruhi oleh beberapa faktor, yaitu adanya pengetahuan awal tentang penulisan surat resmi, penggunaan format surat dari periode sebelumnya yang telah sesuai, dan intuisi kebahasaan penulis. Sementara itu, penggunaan bahasa yang salah umumnya terjadi karena kurangnya pemahaman terhadap kaidah bahasa Indonesia, ketergantungan pada surat sebelumnya, dan tidak adanya pelatihan bagi pengurus baru. Berdasarkan temuan tersebut, dapat disimpulkan bahwa kemampuan penulisan surat resmi di lingkungan ormawa FIB UNEJ masih perlu ditingkatkan melalui pembinaan administrasi, pelatihan surat-menyurat, serta penyediaan pedoman penulisan surat resmi yang seragam agar penggunaan bahasa Indonesia dalam surat resmi menjadi lebih baik, benar, dan sesuai dengan kaidah yang berlaku.