Pelaksanaan Pengelolaan Arsip Dokumen Kepesertaan Sebagai Pendukung Administrasi Keuangan Iuran Pada Bpjs Ketenagakerjaan Malang

Abstract

Kegiatan magang ini dilaksanakan di BPJS Ketenagakerjaan Cabang Malang mulai tanggal 23 Februari 2026 hingga 30 April 2026. Laporan magang ini disusun dengan judul Pelaksanaan Pengelolaan Arsip Dokumen Kepesertaan sebagai Pendukung Administrasi Keuangan Iuran pada BPJS Ketenagakerjaan Malang. Alur pengarsipan itu dimulai dari penerimaan dokumen kepesertaan, pemeriksaan kelengkapan dokumen, pencetakan dokumen kepesertaan, penggabungan voucher dan kuitansi, pengelompokan dan penyusunan dokumen, penyimpanan dokumen berdasarkan status keaktifannya,penyelesaian penyimpanan arsip fisik, pemindaian dokumen, penyimpanan arsip digital ke dalam sistem, pemanfaatan arsip digital. Selama pelaksanaan magang, kegiatan utama yang dilakukan meliputi pengarsipan dokumen kepesertaan secara fisik, penggabungan voucher dan kwitansi pada program JHT, JKM, JKK, serta JP, termasuk melakukan verifikasi dokumen pengajuan klaim peserta. Selain menjalankan kegiatan utama yang berkaitan dengan tema laporan, penulis juga terlibat dalam beberapa aktivitas pendukung lainnya, seperti membantu pembuatan konten media sosial resmi BPJS Ketenagakerjaan Cabang Malang dan mengikuti kegiatan olahraga rutin bersama seluruh karyawan setiap hari Jumat. Dalam pelaksanaan magang, terdapat beberapa kendala yang ditemukan, salah satunya adalah belum tersedianya sistem pencatatan pemindahan arsip yang memadai. Kondisi tersebut menyebabkan pegawai mengalami kesulitan saat melakukan pencarian kembali dokumen kepesertaan JKK dan JHT. Maka dari itu, diperlukan penerapan kartu kendali dokumen, penataan arsip berdasarkan klasifikasi yang terstandar, serta pengintegrasian sistem pencatatan digital guna mendukung pengelolaan arsip kepesertaan agar lebih efektif dan efisien.