Implementasi Aktivitas Kesekretariaan pada Pengadilan Negeri Jember

Abstract

Kegiatan magang ini dilakukan di Pengadilan Negeri Jember Kelas 1A sejak tanggal 23 Februari 2026 sampai dengan tanggal 30 April 2026. Laporan magang ini berjudul ”Implementasi Aktivitas Kesekretariatan pada Pengadilan Negeri Jember”. Selama pelaksanaan magang berbagai aktivitas kesekretariatan yang dilakukan antara lain; pengelolaan surat masuk dan surat keluar, pengarsipan dokumen, merekap absensi pegawai, memeriksa surat masuk di email dan sinkronisasi data di email, membuat risalah panggilan sidang, mencatat berita acara, membuat checklist kebersihan, serta mendukung kegiatan operasional berupa pengurusan relaas panggilan sidang dan pencetakan tracking Kibana. Selain itu, penulis juga berpartisipasi dalam kegiatan tambahan, seperti penyusunan notulen sosialisasi dan bertugas sebagai operator dalam kegiatan monitoring dan evaluasi (monev). Kendala yang dihadapi selama magang adalah penataan arsip di ruang PTIP (Perencanaan, Teknologi Informasi, dan Pelaporan) yang belum tertata dengan baik serta belum tersedianya sistem arsip digital, sehingga pencarian arsip membutuhkan waktu relatif lama. Berdasarkan kondisi tersebut, Solusi yang direkomendasikan berupa pemanfaatan aplikasi SIPAS (Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat) sebagai sistem digital untuk klasifikasi dan penataan arsip, yang kemudian diintegrasikan dengan penataan arsip fisik. Dengan adanya rekomendasi penerapan sistem digital seperti SIPAS (Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat), proses pencarian arsip menjadi lebih cepat, efisien, dan mendukung kelancaran aktivitas kesekretariatan di Pengadilan Negeri Jember.