Analisis Kebutuhan Pengembangan Simrs dalam Pendataan dan Pelaporan Obat Expired Date (ED) di Instalasi Farmasi RSD dr. Soebandi Jember

Abstract

Implementasi Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) modul farmasi dalam pelayanan kefarmasian di Instalasi Farmasi RSD dr. Soebandi bertujuan mentransformasikan proses konvensional menjadi sistem yang terotomatisasi. Operasionalisasi SIMRS modul farmasi mendukung tata kelola dan kebaruan dalam pelaporan dan pendataan obat expired date (ED) berupa aliran data yang lebih efisien. Hal tersebut sangat krusial mengingat obat expired menjadi tantangan dalam pengelolaan sediaan farmasi. Berdasarkan studi pendahuluan di IFRS RSD dr. Soebandi Jember bahwa permasalahan terkait kegiatan pendataan dan pelaporan obat ED masih memakan waktu disebabkan keterbatasan fitur SIMRS modul farmasi. Depo - depo farmasi tidak bisa mengakses tanggal ED obat dan sistem belum dilengkapi fitur pemisah obat ED. Selain itu analisis kebutuhan pengembangan secara terstruktur belum pernah dilakukan. Oleh karena itu, penelitian ini bertujuan menganalisis kebutuhan pengembangan SIMRS modul farmasi terkait pendataan dan pelaporan obat ED menggunakan metode FAST (Framework for the Aplication of System Thinking), meliputi beberapa tahapan, yakni scope definition, problem analysis, requirements analysis, dan logical design. Penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif kuantitatif dengan pendekatan cross-sectional. Peneliti melakukan analisis secara kuantitatif berdasarkan rerata jawaban hasil pengisian kuesioner dari 50 responden di bagian depo maupun gudang farmasi selaku pengguna SIMRS modul farmasi menggunakan teknik simple random sampling. Adapun teknik analisis yang digunakan meliputi analisis univariat pada variabel PIECES untuk menggambarkan permasalahan pada setiap variabel sehingga memudahkan penentuan batasan masalah dan identifikasi root cause analysis (RCA). Hal tersebut dibutuhkan dalam analisis kebutuhan pengembangan sistem serta rekomendasi perancangan sistem berupa diagram DFD (Data Flow Diagram) dan ERD (Entity Relationship Diagram). Hasil penelitian menunjukkan bahwa tahap scope definition terdapat temuan masalah berdasarkan variabel PIECES. Pada variabel perfomance temuan masalah terletak pada indikator completeness. Variabel information, masalah mencakup indikator accuracy, presentation of information, dan expandibility. Variabel service, permasalahan terdapat pada indikator accuracy dan reliability. Sebagai tindak lanjut tahap scope definition, tahap problem analysis dilakukan dengan mengklasifikasikan permasalahan ke dalam tiga faktor, yaitu material, method, dan man. Faktor material mencakup tidak tersedianya informasi tren obat ED secara periodik, tidak tersedianya data tanggal ED obat di depo farmasi, tidak adanya early warning system (EWS) serta belum terintegrasi dengan sistem barcode. Permasalahan pada faktor man ditunjukkan dari adanya potensi pengambilan fisik obat secara acak oleh staf farmasi. Faktor method, belum tersedianya template berita acara pelaporan obat dan beberapa kegiatan pendataan dan pelaporan obat masih dilakukan secara manual. Temuan penyebab permasalahan tersebut sebagai pertimbangan dalam tahap requirements analysis untuk menentukan kebutuhan fungsional dan non fungsional pengembangan sistem. Tahap requirements analysis menentukan arah pengembangan khususnya fitur, kemudahan akses interface serta kriteria operasional. Perancangan sistem menu obat ED diperlukan guna meningkatkan efektivitas dan efisiensi pendataan dan pelaporan obat ED. Dengan demikian, requirements analysis menjadi acuan pada tahapan logical design sehingga menghasilkan rekomendasi perancangan sistem menu obat ED berupa visualisasi diagram DFD dan ERD. Sistem menu obat ED meliputi proses scanning dan cetak barcode, pendataan obat, penyortiran data ED obat, pengolahan data ED obat, early warning system (EWS), pengajuan pelaporan pemusnahan obat expired, dan penyajian data ED obat. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa penelitian ini hanya mencakup keempat tahapan metode FAST dan menghasilkan suatu rekomendasi pengembangan sistem berupa logical design. Adapun perancangan diagram DFD dan ERD sebagai output penelitian ini perlu diuji dan disempurnakan dengan use case diagram.