Perencanaan Strategis Sistem Informasi Menggunakan Ward and Peppard Model (Studi Kasus: Unit Toko KP-RI Universitas Jember)

Abstract

Koperasi Indonesia mengalami kemajuan yang begitu pesat dalam pengelolaannya. Terdapat perubahan paradigma dalam prinsip pelayanannya. Semula bersifat sosial (Service Oriented) semata, kini bergeser kearah sosial ekonomi (Profit Oriented) (Nihayatus & Mesak, 2017). Sejak tahun 2010 ASEAN - China Free Trade Area (ACFTA) telah diselenggarakan dalam rangka peningkatan daya saing ekonomi di kawasan ASEAN-China. Hal tersebut membuat koperasi di Indonesia perlu meningkatkan pengembangan manajemennya mulai dari sumberdaya manusia, aset, keuangan, logistik dan juga sistem informasi agar lebih kompetitif dalam menghadapi persaingan yang ketat. Menurut bapak Hadi Paramu, SE.,M.BA.,Ph.D selaku Bendahara II dalam usaha pengembangan dan peningkatan daya saing pada KP-RI UNEJ Unit Toko dapat dikatakan masih belum berkembang dikarenakan target pasar dari Unit Toko bukan hanya untuk anggota saja melainkan juga untuk masyarakat umum sehingga menyebabkan persaingan Unit Toko KP-RI UNEJ semakin tinggi terhadap kompetitornya, salah satu cara untuk bisa mendapatkan keunggulan bersaing dan bertahan dalam persaingan yang ketat tersebut adalah dengan cost reduction dan differentiation. Salah satu hal yang bisa dilakukan untuk cost reduction adalah dengan menerapkan teknologi informasi, namun beberapa Sitem Informasi dan Teknologi Informasi yang ada belum sepenuhnya mendukung tujuan bisnis perusahaan terutama dalam meningkatkan penjualan. Permasalahan SI/TI lain yang sedang dihadapi KP-RI UNEJ adalah kurangnya sumber daya manusia yang paham dengan IT, serta adanya website yang diharapkan mampu untuk meningkatkan promosi dan penjualan namun pada kenyataanya hanya sebatas untuk menampilkan profil perusahaan saja. Oleh karena itu Unit Toko perlu memiliki perencanaan strategi untuk dapat meningkatkan daya saingnya terutama dari sisi sistem informasi dan teknologi informasi. Di era teknologi informasi yang pesat ini, seluruh kegiatan bisnis dalam organisasi tidak lepas dari peranan Sistem Informasi (SI) dan juga Teknologi Informasi (TI). Sistem Informasi saat ini dapat dijadikan sarana andalan untuk memenangkan persaingan dalam dunia industri, memudahkan organisasi dalam mengefisiensikan proses pelayanan pada konsumen, membantu dalam pengambilan keputusan, perencanaan ke masa depan, memperluas pasar dan pemasaran produk (Maryani & Suparto, 2010). KP-RI UNEJ khususnya Unit Toko sangat perlu melakukan proses analisa sebelum menerapkan sistem informasi atau teknologi informasi. Oleh sebab itu untuk membantu proses analisis sistem informasi dalam sebuah perusahaan akan digunakan Perencanaan Strategis Sistem Informasi dengan menggunkan model Ward and Peppard untuk mengetahui secara jelas strategi-strategi dari Unit Toko pada KP-RI UNEJ, hingga nantinya dihasilkan portfolio aplikasi yang berisi sejumlah alternatif sistem informasi yang sesuai dengan keadaan perusahaan dan memberikan kontribusi yang optimal, terintegrasi dengan baik dan inovatif yang bisa menyatukan keseluruhan aspek pendukung dalam pencapaian strategi bisnis KP-RI UNEJ. Pendekatan dengan model Ward and Peppard ini dianggap efektif digunakan karena model ini tidak sampai pada tahap implementasi hanya sebatas perencanaan, analisis, dan rancangan (Weka Imam & Eko Nugroho, 2014). Selain itu mondel ini mampu memberikan solusi rencana strategis SI/TI yang sesuai, dimana model ini dimulai dari kondisi investasi SI/TI dimasa lalu yang kurang bermanfaat bagi tujuan bisnis organisasi dan menangkap peluang bisnis, serta fenomena meningkatkan keunggulan kompetitif suatu organisasi (Wedhasmara Ari, 2009). Tahap awal yang dilakukan pada penelitian ini adalah melakukan perencanaan awal untuk menentukan topik dan target studi kasus serta menemukan permasalahan yang dapat diteliti. Pada tahap ini menghasilkan tujuan dan batasan suatu penelitian. Tahap selanjutnya adalah melakukan studi literatur untuk membantu mengidentifikasi masalah dan menghindari duplikasi dari penelitian sebelumnya. Kemudian melakukan pengumpulan data dengan observasi dan wawancara terhadap key person yaitu manager KP-RI UNEJ atau yang mewakili yang benar-benar mengetahui kondisi Bisnis dan SI/TI pada Unit Toko KP-RI UNEJ. Hasil dari tahapan ini dgunakan untuk melanjutkan tahap berikutnya yaitu analisis strategi yang meliputi analisis lingkungan bisnis dan lingkungan SI/TI pada Unit Toko KP-RI UNEJ. Analisis ini menggunakan beberapa metode analisis yaitu CSF Analysis, Value Chain Analysis, Five force Models dan SWOT. Kemudian melakukan analisis lingkungan SI/TI yang meliputi Analisis Kondisi SI/TI dengan IT Balanced Scorecard, sumberdaya SI/TI yang digunakan dan juga Trend SI/TI saat ini. Kemudian hasil dari analisa tersebut dijadikan sebagai acuan untuk pertimbangan dan penyelarasan strategi bisnis dengan kebutuhan SI/TI. Hasil yang didapat dari perencanaan strategis sistem informasi yang menggunakan beberapa metode analisis sesuai dengan kerangka Ward and Peppard tersebut dapat menghasilkan beberapa usulan perencanaan diantaranya perubahan visi dan misi yang disesuaikan, perubahan struktur organisasi pada bagian Tesknologi Informasi agar dapat meningkatkan kinerja KP-RI UNEJ. Serta solusi SI/TI diantaranya adalah pengoptimalan bebrapa sistem teknologi informasi yang sudah ada dan sistem teknologi informasi baru yang kemudian dipetakan kedalam kuadran portofolio aplikasi strategic McFarlan.