PENGELOLAAN ARSIP UNIT DOKUMEN DI KANTOR PT. KERETA API INDONESIA (PERSERO) DAERAH OPERASI 9 JEMBER

Abstract

Praktek Kerja Nyata dilaksanakan pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 9 Jember yang beralamat di Jalan Dahlia No.2 Jember. Bidang yang menjadi tempat Praktek Kerja Nyata adalah Bidang Kearsipan. Bidang Kearsipan ini menyangkut kegiatan penyimpanan arsip, penemuan kembali arsip, penyusutan arsip dll. Praktek Kerja Nyata dilaksanakan dalam jangka waktu 1 (satu) bulan atau 144 jam kerja efektif, sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh Program Diploma III Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Jember. PT.Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 9 Jember memiliki jam efektif Senin sampai dengan Jumat, dengan jam kerja 08.00 – 16.00 WIB dengan jam istirahat pada pukul 12.00 – 13.00 WIB. Berdasarkan kegiatan – kegiatan dan pengamatan secara langsung yang telah dilakukan pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 9 Jember, terdapat beberapa hal yang dapat disimpulkan, yaitu: 1. Setiap surat yang diterima diberi nomor surat yang berisi kode klasifikasi yang bertujuan agar surat yang keluar diketahui oleh pimpinan yang apabila terjadi sesuatu, instansi akan bertanggungjawab. 2. Pemberian kode klasifikasi dilakukan dengan membaca terlebih dahulu perihal dan isi surat secara keseluruhan sehingga diperoleh kode klasifikasi yang tepat. Pemberian kode surat dikelompokkan berdasarkan pokok masalah yang bertujuan agar memudahkan apabila dokumendokumen dibutuhkan kembali. 3. Penyimpanan arsip dilakukan dengan jangka waktu satu (1) tahun untuk arsip yang diletakkan di boks dan rak arsip dan berlaku lima (5) tahun yang diletakkan di gudang. Penyimpanan arsip dilakukan oleh tiap unit kerja yang menyelenggarakan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri. 4. Sistem penyimpanan arsip yang digunakan yaitu sistem kode klasifikasi arsip, sistem nomor dan sistem tanggal. 5. Pada penyusutan arsip penyerahan Arsip Inaktif akan dibuatkan berita acara penyerahan Arsip Inaktif dari unit pengelola arsip ke unit kearsipan yang disertai dengan Daftar Arsip Inaktif yang diserahkan