Prosedur Kearsipan Pada Bagian Hubungan Masyarakat Dan Protokol Sekretaris Daerah Kabupaten Lumajang

Abstract

Berdasarkan hasil Praktek Kerja Nyata pada Kantor Dinas Pemerintah Daerah Lumajang Bagian Hubungan Masyarakat (HUMAS) dan Protokol mengenai Prosedur Kearsipan, mengacu pada penjelasan bab-bab sebelumnya maka dapat disimpulkan sebagai berikut : 1. Pada proses penanganan surat dibagi menjadi dua yaitu surat masuk dan surat keluar dan langsung di catat dalam buku besar, di isi nama penerima, nama pengirim, tanggal terima surat dan paraf. Dalam menata arsip perlu memilih sistem penataan arsip yang baik dan tepat sehingga memudahkan untuk mencari arsip yang di butuhkan. Di dalam buku agenda surat masuk harus dilampirkan lembar disposisi guna untuk pemimpin mengetahui isi dari surat tersebut. 2. Langkah – langkah pengarsipan yang lebih penting meliput menerima dan meneliti kelengkapan surat, mengklasifikasi surat di golongkan menurut permasalahannya, menentukan dan menyusun indeks, menyiapkan lembar tunjuk silang untuk membantu proses penemuan arsip, menyimpan dan menelusuri arsip serta menyusutkan arsip. 3. Arsip memiliki nilai manfaat yang sangat penting bagi instansi sehingga arsip perlu dijaga mulai dari pemeliharaan, perawatan dan pengamanan arsip agar arsip tetap awet dan tidak cepat rusak. 4. Pemeliharaan arsip usaha untuk menjaga arsip agar kondisi fisiknya tidak rusak selama masih mempunyai nilai guna dengan berbagai faktor penyebab kerusakan arsip yaitu : lingkungan fisik, organisme perusak dan kelalaian manusia. Untuk mencegah agar arsip tidak rusak dan lapuk yaitu dengan usaha menggunakan barang yang bermutu tinggi serta harus merawat arsip guna menjaga benda arsip yang telah mengalami kerusakan tidak bertambah parah dan arsip juga harus memiliki pengamanan agar benda arsip tidak hilang dan isi atau informasinya tidak sampai diketahui oleh orang lain.