Implementasi Kegiatan Kesekretariatan pada Dinas Pemberdayaan Perempuan Perlindungan Anak dan Keluarga Berencana (DPPPAKB) Kabupaten Jember

Abstract

DPPPAKB memiliki banyak kegiatan kesekretariatan untuk menunjang administrasi kegiatan dinas. Kegiatan kesekretariatan pada PPPAKB diantaranya meliputi: pelayanan penerimaan tamu dinas, pengelolaan surat masuk dan surat keluar serta pembuatan berita di PPID dinas, setiap kegiatan kesekretariatan pada DPPPAKB memiki prosedur tersendiri dalam menjalankan kegiatannya agar dapat berjalan dengan baik sesuai dengan arahan yang telah ditetapkan. Selama magang PKN, mahasiswa terlibat dalam kegiatan seperti pelayanan dan penerimaan tamu dinas, pengelolaan surat masuk dan surat keluar, penyaluran surat ke berbagai bidang, dokumentasi kegiatan dinas, serta pembuatan naskah berita PPID dinas. Selama magang PKN, mahasiswa menemukan beberapa permasalahan dan memberikan solusi alternatif, antara lain: disarankan untuk mengadakan rapat tentang pengetahuan SOP kepada seluruh karyawan agar mereka memahami dan mengetahui SOP yang telah ditetapkan oleh kantor. Dinas perlu lebih tegas dalam menerapkan SOP yang telah ditetapkan agar tamu yang tidak berkepentingan tidak dapat masuk atau keluar kantor dengan sembarangan. Selain itu, resepsionis leibh memperhatikan dan mengingatkan dalam pengisian buku tamu dan memberikan kesan dan pesan, sehingga saran yang tercatat dapat menjadi evaluasi bagi dinas di masa yang akan datang, melakukan pengecekan secara berkala tanggal surat masuk yang telah diterima agar proses penerusan surat pada bidang/orang yang dituju tidak mengalami keterlambatan, membuat jadwal pengunggahan berita agar pengunggahan berita dapat terjadwal. Kendala dan hambatan yang dialami mahasiswa selama praktik kerja nyata pada DPPPAKB Kabupaten Jember yaitu kurangnya fasilitas komputer di dalam dinas sehingga pegawai dinas dan mahasiswa magang mengerjakan tugasnya dengan perangkat pribadinya.