Pelaksanaan Pengolahan dan Pendistribusian Paket pada PT. Pos Indonesia (Persero) Cabang Jember

Abstract

Bedasarkan Hasil Praktek Kerjan Nyata yang telah di laksanakan di PT. Pos Indonesia (Persero) Cabang Jember, maka dapat di simpulkan : 1. Prosedur Pengolahan dan Pendistribusian Paket Pada PT. Pos Indonesia (Persero) Cabang Jember. a. Pelaksanan pengolahan dan pendistribusian paket pada PT. Pos Indonesi (Persero) Cabang Jember, dimulai dengan pengisian formulir pengiriman– pengiriman paket, penimbangan paket, penentuan tarif, dan dilanjutkan dengan pengisian daftar pengantar kiriman sesuai dengan kota tujuan, kemudian dibuatkan label kantong. Pelaksanaan pengiriman paket pos tersebut, harus sesuai dengan ketentuan yang ada, apabila terjadi kesalahan maka paket pos tersebut tidak akan sampai pada tujuan. b. Setiap konsumen yang mengajukan keluhan atau pengaduan komplain akan melewati beberapa tahap dari tahap penyampaian oleh konsumen kepada petugas customer service, tahap identifikasi jenis paket yang dikeluhkan oleh konsumen atas keterlambatan, tahap pelcakan yang akan dilakukan oleh petugas customer service baik dibantu oleh back office atau tidak, kemudian tahap konfirmasi kepada konsumen. 2. Kegiatan Selama PKN ( Praktek Kerja Nyata ) Pada PT. Pos Indonesia (Persero) Cabanag Jember a. Membantu Proses Berjalanya Scane Barcode Paket dan Surat Kegiatan yang di lakukan di PT. Pos Indonesia (Persero) Cabang Jember, membantu proses berjalannya scan barcode paket pos yang ditempatkan pada bagian Manajer Antaran dan Mandor Antaran untuk membantu proses scan barcode paket untuk diserahkan ke kurir. Dalam pelaksanaan scan barcode paket digunakan untuk mencocokan resi paket dengan data manifest dan data bahwa paket tersebut sudah ke tangan kurir antaran yang sesuai dengan lokasi antaran kurir. Apabila resi paket tersebut tidak tercatat pada data manifest maka paket tersebut harus dikembalikan pada bagian puri untuk di data manifest paket pos berikutnya. b. Melakukan input data Retur kiriman. Dalam kegiatan PKN penulis membantu pelaksanaan input data pada bagian reporting/pelaporan stastus kiriman surat retur. Pada kegiatan reporting/pelaporan penulis ditempatkan pada mematikan status/mencatat surat retur. Periksa resi dan masukkan nomor barcode misal penerima siapa (keterangan ada beberapa pilihan), apa hubungan dengan kiriman tersebut, nama yang bertanggung jawab menerima paket dengan mencantumkan tanda tangan dan nama jelas si penerima kemudian resi dan data disimpan dikantor terima/kantor asal untuk paling lama 2 bulan terhitung sejak tanggal pengeposan, penyimpanan kurang lebih 1 tahun dan sesudahnya dapat dimusnahkan atau dipotong. c. Membantu Melacak Jejak Keberadaan Kiriman Paket dan Surat Selain membantu proses scane barcode dan melaksanakan input data Retur kiriman, juga membantu proses pelacakan kiriman ata keberedaan paket pos, dengan menggunakan aplikasi yang di muat di laman resmi www.posindonesia.co.id dengan begitu kiriman akan muncul hasil lacak kiriman paket sedang berada di wilayah mana. Dengan begitu konsumen dapat mengetahui keberadaan kiriman paket. 3. Identifikasi Permasalahan dan Alternatif Solusi a. Identifikasi Permasalahan 1. Alamat Tidak Jelas Hal ini tentu akan memperlama pemrosesan sehingga akan berdampak pada keterlambatan. Dan tidak jarang juga alamat yang tertera jelas tetapi setelah kurir datang di lokasi yang bersangkutan sudah pindah rumah, hal ini juga menjadi permasalahan karana akan menghambat kelancaran pengiriman. Karakteristik konsumen yang komplain berbeda-beda ada yang ramah dalam menyampaikan keluhan dan ada juga konsumen yang datang dengan nada emosi karena kecewa akibat keterlambatan yang sudah sesuai dengan ketentuan waktu pengiriman paket 2. Keterlambatan Datangnya Paket Keterlambatan paket tidak terjadi setiap hari melainkan hanya pada hari- hari tertentu saja, misalnya hari bersar atau hari perayaan tertentu kadang kemacetan parah juga menjadi penyebab juga. 3. Sinyal Internet Tidak Setabil Hal ini tentu akan menghambat proses pelacakan yang dilakukan oleh petugas customer service jika ada masalah pada paket yang hilang. 4. Kehilangan Paket atau Surat Sebelum di klaim kehilangan oleh PT. Pos surat atau paket belum tentu hilang karena masih di proses pencarian bisa jadi paket atau surat mengalami keterlambatan. Jika ada informasi dari PT. Pos Bahwa paket tersebut hilang barulah di pastikan bahwa paket tersebut hilang. Tapi jika pengirim paket menuliskan isi paket tidak sesuai dengan isi paket sebenarnya maka PT. Pos tidak bertanggung jawab. b. Alternatif Solusi Tindakan yang dilakukan PT. Pos Indonesia (Persero) Cabang Jember dalam menghadapi permasalahan yang terjadi. 1. Alamat Tidak Jelas Customer service harus meminta nomor yang bisa dihubungi waktu penerimaan paket dan di cantumkan di paket agar bisa dikontak dan menanyakan keberadaan alamat penerima surat dengan lebih detail. 2. Keterlambatan Datangnya Paket Ketika masalah ini terjadi pertama hal yang di lakukan ialah mengidentifikasi apa yang menjadi penyebab terjadinya keterlambatan setelah teridentifikasi barulah penanganan masalah. Kemacetan merupakan penyebab terbesar keterlambatan paket tetapi tidak akan berhari – hari biasanya kantor pos akan menginformasikan ke penerima bahwa paketannya akan mengalami keterlambatan. 3. Sinyal Internet Tidak Setabil Hal ini tentu menjadi masalah karena PT. Pos Indonesia ( Persero ) menggunakan website untuk pelacakan paket yang membutuhkan sinyal internet yang kuat. Jika terjadi masalah ini maka kantor pos akan menelfon bagian kantor luar daerah yang menjadi pengirim untuk menanyakan keberadan paket atau surat. 4. Kehilangan Paket atau Surat Jika terjadi kehilangan barang kiriman ataupun kerusakan pada barang maka PT. Pos Indonesia wajib untuk memberikan ganti rugi yang telah dijanjikan oleh pihak PT. Pos Indonesia dengan syarat mengajukan klaim ganti rugi kiriman. Tapi jika pengirim paket menuliskan isi paket tidak sesuai dengan isi paket sebenarnya maka PT. Pos tidak bertanggung jawab atas kehilangan ataupun kerusakan barang paket. Hal ini tentu sudah ada perjanjian antara pihak kantor pos dan pengirim atau konsumen di awal.