TATA CARA PENGELOLAAN KEARSIPAN PADA PT. ASURANSI RAMAYANA (Tbk) JEMBER

Abstract

Berdasarkan hasil kegiatan Praktek Kerja Nyata yang telah dilaksanakan dapat disimpulkan bahwa kegiatan kearsipan di PT. Asuransi Ramayana (Tbk) Jember merupakan proses penyimpanan warkat perusahaan yang apabila diperlukan sewaktu – waktu dapat ditemukan kembali. Kegiatan kearsipan tersebut sebagai berikut: a. Pemberian nomor kode dilakukan oleh bagian resepsionis dengan melihat perihal tersebut, hal ini bertujuan agar surat dapat dipisah-pisah menurut nomor dan kode yang telah ditetapkan oleh PT.Asuransi Ramayana (Tbk) Jember. b. Sistem penataan arsip yaitu suatu kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu penataan yang sistematis dan logis. Sistem penataan yang baik dan secara teratur, mencerminkan keberhasilan suatu pengelola kegiatan dimasa lalu yang akan besar pengaruhnya terhadap pengembangan perusahaan PT.Asuransi Ramayana (Tbk) dimasa mendatang. c. Dalam menata surat-surat atau berkas-berkas, PT.Asuransi Ramayana (Tbk) Jember menggunakan beraneka ragam jenis peralatan seperti lemari besi, filling cabinet, folder, map, box file, rotary filling, maka perlu diadakan pemilihan yang cukup teliti agar penyusunan dan penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan baik sesuai kemampuan dan kebutuhan yang ada. d. Pemindahan arsip yaitu kegiatan memindahkan arsip aktif ke arsip inaktif, dan dari arsip inaktif ke arsip statis. Kegiatan ini dilakukan secara berkala, Untuk menghadapi hal tersebut, diperlukan adanya pemindahan dan pemusnahan arsip, pemusnahan arsip dilakukan dengan cara pembakaran. Pemindahan dan pemusnahan dilaksanakan menurut suatu jadwal tertentu yang disebut jadwal retensi yaitu jadwal yang berisikan daftar-daftar umum dari berbagai jenis arsip yang disimpan pada file aktif dan file inaktif untuk keperluan pemindahan dan pemusnahan arsip sesuai waktunya.