Penerapan COBIT 5 Domain Deliver, Service, Support (DSS) untuk Evaluasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Universitas Jember

Abstract

Universitas Jember (UNEJ) merupakan salah satu perguruan tinggi yang menerapkan sistem informasi guna menunjang aktivitas akademiknya. Salah satu penerapan dari sistem informasi di Universitas Jember adalah dengan diberlakukannya Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD). SIKD Universitas Jember itu sendiri berlaku sejak tanggal 4 Juni 2016, serta merupakan pengembangan dari SIKD buatan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). SIKD sendiri dirancang untuk melakukan pengelolaan arsip secara dinamis, sistem ini berbasis web dan bersifat multi user (Handiani, 2016). SIKD belum pernah mendapatkan evaluasi terkait Sistem Informasi (SI) dari pihak user yakni pihak Universitas Jember menggunakan Control Objectives for Information and related Technology (COBIT). Sedangkan, COBIT sendiri merupakan suatu panduan standar praktik manajemen teknologi informasi yang dimana menjadi sekumpulan dokumentasi best practices untuk IT governance Tahap awal pada penelitian ini adalah identifikasi masalah, menentukan tujuan dan batasan masalah kemudian menentukan tinjauan pustaka. Pada tahap pengumpulan data dilakukan dengan wawancara kepada Ketua UPT Kearsipan Universitas Jember guna menentukan proses domain DSS yang akan diaudit dan menentukan narasumber. Setelah itu akan dilakukan proses audit sesuai dengan proses domain DSS dengan narasumber yang telah didapat sebelumnya. Penilaian capability level dilakukan sesuai hasil wawancara dan bukti yang diperoleh. Kemudian perhitungan gap dilakukan antara capability level yang tercapai dan capability level yang ingin dicapai. Dari perhitungan gap dapat ditemukan rekomendasi untuk SIKD agar memenuhi level yang ingin dicapai. Hasil audit pada SIKD Universitas Jember menggunakan COBIT 5 domain DSS memperoleh hasil DSS01 berada pada level 1 karena matrik pada base practice dan work products pada level 1 terpenuhi sedangkan DSS02, DSS03, DSS04, DSS05 dan DSS06 berada pada level 0 karena matrik pada base practice dan work products pada level 1 tidak terpenuhi. Rekomendasi yang dapat diberikan dibagi menjadi dua yaitu rekomendasi praktik dasar dan rekomendasi pencapaian capability level yang ingin dicapai. Rekomendasi praktik dasar sesuai COBIT 5 tidak memperhatikan capability level saat ini dan capability level yang ingin dicapai, sedangkan rekomendasi pencapaian capability level yang ingin dicapai memperhatikan gap antara capability level saat ini dan capability level yang ingin dicapai.