Prosedur Pengadaan Peralatan dan Perlengkapan pada Kantor Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Kabupaten Jember

Abstract

Berdasarkan hasil kegiatan Praktek Kerja Nyata (PKN) yang dilaksanakan di Dinas Penanaman Modal dan Pelaanan Terpadu Satu Pintu Kabupaten Jember maka dapat di ambil kesimpulan dari judul laporan PKN “Prosedur Pengadaan Peralatan dan Perlengkapan Pada Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Kabupaten Jember” terbagi menjadi tiga prosedur, sebagai berikut : 1. Prosedur Permintaan Dimulai dari Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan membuat surat kepada bagian Pejabat Pembuat Komitmen tentang pelaksanaan pengadaan barang yang telah di anggarkan di DPA (Dokumen Pelaksanaan Anggaran). Lalu Pejabat Pembuat Komitmen mencari rekanan dan membuat contoh harga dan memberikannya kepada Pejabat Pengadaan Barang dan Jasa. Setelah membandingkan contoh harga dari setiap rekanan, Pejabat Pengadaan Barang dan Jasa membuat surat undangan kepada rekanan yang dipilih untuk mengajukan harga dari spesifikasi teknis yang dilampirkan dalam surat undangan tersebut. Pengajuan harga yang telah di kirimkan oleh rekanan di periksa oleh Pejabat Pengadaan Barang dan Jasa, jika harga kurang cocok maka, dibuat penawaran harga. Jika harga telah disetujui oleh kedua belah pihak, Pejabat Pengadaan Barang dan Jasa mengirim nota dinas kepada Pejabat Pembuat Komitmen yang berisi pemberitahuan bahwa proses administrasi telah selesai. Setelah menerima nota dinas tersebut, Pejabat Pembuat Komitmen membuat surat penunjukan kepada rekanan untuk menjadi penyedia barang yang diperlukan. Jika rekanan setuju, Pejabat Pembuat Komitmen membuat surat pesanan dan surat perintah kerja untuk rekanan. 2. Prosedur Penerimaan Rekanan menerima surat pesanan dan surat perintah kerja yang dikirimkan oleh Pejabat Pembuat Komitmen. Rekanan melakukan pengiriman barang beserta surat pengiriman dan faktur. Setelah barang diterima, Pejabat Pembuat Komitmen membuat surat undangan pemeriksaan kepada Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan setelah diperiksa barang ada yang rusak, maka barang langsung ditukar, jika tidak ada yang rusak, Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan membuat berita acara untuk Pengurus Persediaan Barang bahwa barang telah selesai diperiksa dan membuat surat serah terima hasil pekerjaan untuk Rekanan. Setelah berita acara diterima, Pengurus Persediaan Barang membuat berita acara penyerahan barang kepada Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan, yang lalu diteruskan kepada Pejabat Pembuat Komitmen. Pejabat Pembuat Komitmen membuat laporan kepada Pengguna Anggaran bahwa Proses pelaksanaan pengadaan telah selesai. 3. Prosedur Pembayaran Pejabat Pembuat Komitmen membuat surat pembayaran kepada rekanan. Setelah diterima pembayaran, rekanan membuat bukti pembayaran, yang dikirimkan kepada Pejabat Pembuat Komitmen. Setelah pembahasan hasil kegiatan dan identifikasi masalah, adanya SOP yang baku akan mempermudah kegiatan pelaksanaan pengadaan barang dan dapat mengurangi kesalahan atau kegagalan yang terjadi saat dilakukannya kegiatan pengadaan barang. Tersedianya ruangan untuk penyimpanan berkas dan arsip juga dapat mempermudah pencarian data arsip yang disimpan dari kegiatan pengadaan barang.