Pengelolaan Arsip dalam Bidang Kepegawaian pada Kantor Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Jember

Abstract

Setiap organisasi atau instansi pasti membutuhkan arsip, untuk menunjang keefektifan dan keefisienan kerja. Arsip dibutuhkan dalam kegiatan administrasi pada instansi negara maupun instansi swasta untuk membantu pencarian kembali data, file, maupun dokumen yang sudah terjadi. Zulkifli Amsyah (2001:2) menyatakan bahwa arsip merupakan bukti dan rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan. Selain itu, arsip dapat dijadikan sebagai pedoman yang sebelumnya untuk perencanaan dimasa yang akan datang. Suatu perusahaan harus didukung dengan arsip agar tidak terjadi duplikasi suatu masalah. Menurut Undang-undang No 7 tahun 1971, arsip adalah naskah-naskah yang diterima oleh lembaga dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam rangka pelaksanaan kegiatan-kegiatan pemerintahan. Tanpa arsip, para pegawai tidak dapat mengingat dokumen yang lengkap sehingga penataannya harus jelas. Setiap instansi perlu melakukan penataan arsip agar dapat menemukan dokumen dengan mudah dan lengkap, karena arsip sendiri memiliki jumlah yang sangat besar. Hal ini dapat membantu kinerja para pegawainya untuk melakukan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan dan menunjang keberhasilan tujuan instansi. Agar kegiatan dapat berjalan lancar, setiap instansi perlu melakukan penataan arsip untuk menemukan dokumen dengan mudah dan lengkap. Maka dari itu setiap unit kerja diperkantoran mempunyai arsip. Jumlah masing-masing arsip yang dikelola mungkin sedikit mungkin pula banyak. Mungkin saja mempergunakan ruangan-ruangan yang banyak, dapat pula mempergunakan satu lemari arsip (filling cabinet), atau bahkan hanya ditempatkan pada map-map yang tersusun dimeja. Pengelolaan arsip sangat penting untuk diperhatikan. Karena arsip berpengaruh pada seluruh kegiatan yang berhubungan dengan segala bidang pada kantor, khususnya dalam bidang kepegawaian. Alasan saya memilih judul Pengelolaan Arsip dalam Bidang Kepegawaian pada kantor Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Jember, karena pada saat saya magang saya lebih banyak membantu dalam bidang kepegawaian. Pengelolaan arsip sangat penting untuk diperhatikan. Karena arsip berpengaruh pada seluruh kegiatan yang berhubungan dengan segala bidang pada kantor, khususnya dalam bidang kepegawaian. Alasan saya memilih judul Pengelolaan Arsip dalam Bidang Kepegawaian pada kantor Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Jember, karena pada saat saya magang saya lebih banyak membantu dalam bidang kepegawaian. Dalam bidang tersebut melayani apa saja bidang yang dibutuhkan oleh pegawai. Seperti misal pengajuan cuti, kenaikan pangkat pegawai, dan lain sebagainya. Semua dokumen yang keluar dan dokumen yang masuk pada sub kepegawaian akan disimpan disuatu ruangan yang dimana ruangan tersebut untuk menyimpan arsip yang berhubungan dengan pegawai