Pengelolaan Surat-Menyurat Di Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Jember

Abstract

Komunikasi memegang peran yang sangat penting baik di kantor pemerintah maupun swasta. Selain koran,radio televisi,telepon dan sebagainya. Surat merupakan suatu karya tulis yang menjadi pilihan sebagai saluran berkomunikasi. Kedudukan dan fungsi surat sangat penting bagi organisasi karena organisasi tanpa adanya kegiatan surat menyurat tidak akan berjalan dengan semestinya menurut visi dan misinya. Surat menyurat atau korespodensi sangat penting dalam menyampaikan informasi , karena surat bersifat tertutup dan lebih terjamin aman kerahasiaannya. Pengertian surat itu sendiri adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis dari pihak satu ke pihak yang lain. Komunikasi di pandang efektif apabila apa yang di komunikasikan tersebut sampai di tempat tujuannya sesuai dengan sumber yang tertera di dalam surat tersebut. Apabila suatu surat mendapat jawaban atau balasan, maka terjadilah kegiatan surat menyurat atau korespodensi tersebut. Surat harus tertulis jelas dan terinci serta menggunakan bahasa yang mudah di mengerti, dan terang dimengerti mengenai maksud dan tujuan surat tersebut di buat. Setiap surat masuk yang di terima dan surat keluar yang di kirim oleh suatu organisasi mempunyai nilai yang sangat penting , baik sebagai alat komunikasi,sebagai bukti otentik, sekaligus dapat menunjukkan dinamika atau kegiatan kehidupan suatu perusahaan, kantor atau organisasi. Surat menyurat menjadi salah satu kegiatan bagian terpenting dalam surat menyurat yaitu Kesekretariatan. Dan peranan Sekretaris sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi , tugas, dan tanggung jawab. Setiap harinya Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Jember melakukan kegiatan surat menyurat, seperti pengelolaan surat masuk, pengelolaan surat keluar, serta penyimpanan surat. Kegiatan surat menyurat sangat di perlukan guna untuk menunjang tercapainya tujuan instansi tersebut.