Pelaksanaan Kegiatan Arsip Surat Keluar PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi IX Jember

Abstract

Berdasarkan hasil Praktek Kerja Nyata tentang pelaksanaan kegiatan arsip surat Keluar pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daop IX Jember dapat ditarik kesimpulan bahwa kegiatan arsip yang dilakukan oleh PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 9 Jember berjalan dengan baik dan sesuai dengan sistem kearsipan dalam teori. Adapun kegiatan kearsipan pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 9 Jember 1. Proses penerimaan surat keluar oleh Sub Bagian Dokumen. 2. Proses pengarsipan mulai dari mengelompokkan sesuai dengan kode klasifikasinya, entri data pada Ms. Excel, memasukkan arsip pada kardus arsip, meletakkan arsip pada rak yang tersedia. 3. Sistem pemeliharaan arsip padaa PT KAI (Persero) Daop IX Jember sudah sesuai dengan teori kearsipan yakni: a. Ruangan penyimpanan arsip tidak lembab dan diberi pengatur suhu. Hal ini dilakukan agar kertas-kertas arsip tidak rusak dan terjaga kejelasannya. b. Ruangan penyimpanan disertai dengan penerangan yang cukup dan tidak terpapar sinar matahari secara langsung. c. Ruangan penyimpana arsip memiliki ventilasi secukupnya. 4. Permasalahan yang sering dihadapi dalam kegiatan Praktek Kerja Nyata ini seperti masalah ruang penyimpanan arsip yang sangat sempit, kurangnya lemari arsip, dan tidak sistematis penyimpanannya. 5. Solusi dari permasalahan yang dihadapi antara lain membuat ruang arsip yang baru dan menambahkan rak arsip. Agar arsip pada ruangan tertata dengan rapi pada rak dan tidak ditumpuk. Dan petugas yang bertanggung jawab harus selalu memantau ruang menyimpanan arsip