Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Probolinggo

Abstract

Perkembangan ilmu dan teknologi yang mulai pesat dewasa ini sangat berpengaruh terhadap kemajuan bisnis di sektor pemerintah dan swasta. Mereka bersaing untuk meningkatkan profesionalisme di perkantoran, perbankan, industri, pabrik, perhotelan, asuransi, dunia pendidikan, dan lain-lain. Kemajuan usaha bisnis memerlukan dukungan manajemen yang tepat, untuk itu diperlukan informasi yang teliti, tepat, dan cepat. Kecenderungan bisnis di abad informasi dewasa ini, berkembang pesat dan penuh liku-liku persaingan dan maju mundurnya sangat tergantung kepada informasi. Salah satu informasi yang sangat penting bagi dunia bisnis adalah rekaman dari kegiatan bisnis itu sendiri, rekaman tersebut terdapat pada arsip. Di perkantoran, arsip-arsip tersebut diperlukan untuk membantu pelayanan kepada pelanggan ataupun keperluan informasi intern. Setiap pekerjaan dan kegiatan di perkantoran memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data adalah arsip, karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan terdepan (bagian resepsionis) sampai kepada kegiatan – kegiatan pengambilan keputusan. Arsip diolah baik secara manual maupun menggunakan komputer agar menjadi suatu informasi yang dapat dipakai sebagai dasar dalam pengambilan keputusan. Jika arsip diolah dengan baik maka akan mempermudah dalam penemuan kembali, sehingga ketika arsip digunakan dalam pengambilan keputusan, arsip tersbut dapat segera ditemukan. Arsip mempunyai peranan pentig dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan. Oleh sebab itu, untuk dapat menyajikan informasi lebih lengkap, cepat, dan benar, haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dalam bidang pengelolaan arsip.